Jaar @ leg@l.IT

Ok, so my blog is almost dead... Well, that is because I am working on something more important!! As some of you know, I preside the organisation of Leg@l.IT, Canada's premier conference on IT for Law which will take on April 21st in Montreal.

For its second edition, Leg@l.IT offers three tracks from which you can choose: case study, practice and tools. Have a look at the amazing program and at the incredible faculty!!

For more information, go to the website.

Register quickly because there are only 200 places!

2 pour 1: Conference sur la securite informatique

Je vous propose aujourd'hui un spécial de dernière minute d'une valeur de plus de 2000$. En vous inscrivant à la 3e édition de cette conférence sur la sécurité informatique organisée par Insight, vous aurez droit à un laisser-passer gratuit pour votre collègue. Mentionnez simplement mon nom!

Cette conférence mettra en évidence les nouvelles tendances technologiques et juridiques en sécurité informatique dont:

1) Les défis en sécurité informatiques entraînés par l’émergence du « VoIP »
2) Le vol d'identité, l'hameçonnage, les « botnets », etc.
3) La divulgation d'informations confidentielles en ligne
4) La preuve électronique (« e-discovery »)

Pour plus de détails, voici le programme détaillé.

Vous pouvez vous inscrire en ligne ou en appelant au 1-888-777-1707.

Qualcomm: sanctions et... sanctions à venir!

Je vous rapportais plus tôt les déboires de Qualcomm mais surtout de ses avocats en vous promettant de vous tenir au courant des développements. Et bien, voilà!

La juge Barbara Major a rendu jugement et partagé le blâme: 6 avocats ont été sanctionnés et sévèrement réprimandés en plus d'être référés au Barreau Californien pour d'"éventuelles" [lire: certaines] sanctions disciplinaires. D'ici là, les avocats en cause devront suivre un "comprehensive case review and enforcement of discovery obligations program". Un peu gênant pour des avocats seniors de grands cabinets... Par ailleurs, quant à moi, le pire reste à venir devant le syndic du Barreau [prennant pour acquis que le syndic et son équipe sont eux-mêmes à l'affût des règles d'administration de la preuve électronique...].

En fait, ce qui est troublant de cette cause est que bien peu d'avocats peuvent regarder de haut les avocats sanctionnés. En effet, à l'heure actuelle, malgré les nouvelles règles fédérales de procédure civile, la majorité des avocats surf la vague en se croisant les doigts... Il ne s'agit là que du premier d'une longue série de dossiers semblables!

Speech recognition: How to bill .2 for an introductory motion and a letter!

As part of my membership in the American Bar Association Law and Technology division, I have access to its listserv on which many (mostly) american lawyers post questions and findings regarding the use of technology in their daily practice.

This week, I received something interesting from "Robin Hood". As he defines it, it is another session of "things I did when I should have been sleeping"!! I know the feeling: blogging is about the same philosophy!

So here it is for the speech recognition geeks out there: A technological solution that will never be used by most lawyers as long as we are paid by the hour...

Leg@l.IT sur Facebook

C'est confirmé! La seconde édition de Leg@l.IT, la conférence sur le droit et les Technologies de l'information, aura lieu le 21 avril 2008 au Centre Mont-Royal! Bloquez vos agendas!






Afin de vous tenir à l'affût des développements (conférenciers, horaire, etc.), j'ai créé un événement sur Facebook. Joignez-vous aux autres participants et publicisez l'événement sur vos profiles!

USBWine: un produit revolutionnaire!

Je suis bouche bée! Voyez pour vous-même!

Merci Nath pour le lien! ;-)

Perspectives du banc : l’utilisation de la documentation électronique dans le cadre d’un proces

Belle perspective que celle l'Honorable Michel A. Pinsonnault, Juge à la Cour du Québec. Celui-ci nous a offert un superbe survol des tribunaux québécois au niveau technologique.

[Je tiens à remarquer que j’ai pris ces notes le plus diligemment possible mais ne prétend pas citer les propos du juge Pinsonnault in extenso et de façon intégrale.]

Comme il nous l'explique, peu importe la nomination (fédérale ou provincial), le gouvernement provincial est en charge des investissements matériaux. À cet égard, notons que ce n'est qu'à la fin des années 90 que les secrétaires ont eu leurs ordinateurs. Désormais, bien que 99% des juges ne les apportent pas en court, ils possèdent tous un ordinateur portable.

Aussi, depuis environ 1 an, le domaine de courriel des tribunaux a été uniformisé pour judex.qc.ca. Auparavant, tous les juges avaient les droits d'administrateurs.
Malheureusement, avec la venue de Judex, ce n'est plus le cas et donc, bon nombre ne peuvent utiliser l'ordinateur à leur pleine capacité. Par contre, ce problème n'est pas insurmontable.

À l'époque où il agissait comme avocat, le juge Pinsonnault rappelait fréquemment à ses clients que généralement, les documents sont inutiles. Ils ne le deviennent [et de façon criante] que lors de litiges.

Le système judiciaire québécois est demeuré imperméable face aux changements technologiques. Par ailleurs, cela ne signifie pas qu'il s'en désintéresse. Au contraire!

Le juge Pinsonnault s'est ensuite lancé dans une revue des lois et dispositions québécoises liées aux technologies. Je n'y reviendrai pas puisque d'autres conférenciers en ont discutés.

Depuis 2001, on ne constate que peu de décisions ont été rendues à l'égard de la LCCJTI. Selon lui, cela s'explique par le fait que les justiciables "jouent safe", un peu comme, s'en souvient-il, lors de l'adoption du C.c.Q. en 1994. En effet, les clients ne sont pas intéressés à faire avancer le droit, avec les risques que cela comporte.

Le juge Pinsonnault s'est penché de façon plus détaillée sur la décision Citadelle de la juge Nicole Morneau, J.C.S., datant de juillet 2005, qu'il trouve fort intéressante quant à l'usage de documents électroniques.

Il a aussi attiré notre attention sur l'affaire Téléliaison dans laquelle s'est posée la question de la preuve de réception d'un courriel.

En conclusion, le juge Pinsonnault invite les avocats à innover et à aller de l'avant avec les technologies. Le temps permettra au système et à ses joueurs d'évoluer. En 2 mots, les juges sont disposés à jouer mais, comme il nous le rappelle, la balle est dans le camp des avocats. ENTENDU!!

Litiges inter-juridictionnels

Mon bon ami, Jean-François De Rico, avocat chez Langlois Kronström Desjardins à Québec (Bernard!) s'est joint à Christopher Boehning de Paul, Weiss, Rifkind, Wharton & Garrison LLP (New York) afin de nous offrir: "Démystifier les complexités reliées aux litiges inter-juridictionnels pour veiller à la conformité et l’uniformité dans les pratiques de la gestion des systèmes de documentation."

Jean-François s'est concentré sur la protection des renseignements personnels
et l'obligation qu'ont les entreprises de conserver l'information pour la durée raisonnable. Ainsi, selon lui, il s'agit là d'un argument justifiant la destruction d'information qui pourraient être pertinentes dans le cadre d'un litige.

Il s'est aussi attardé à cette merveilleuse Loi sur les dossiers d'entreprise qui prévoit:

[..] nul ne peut, à la suite ou en vertu d'une réquisition émanant d'une autorité législative, judiciaire ou administrative extérieure au Québec, transporter ou faire transporter, ou envoyer ou faire envoyer, d'un endroit quelconque au Québec à un endroit situé hors de celui-ci, aucun document ou résumé ou sommaire d'un document relatif à une entreprise.

Une partie fort intéressante de la présentation sur la situation américaine vise la protection du secret professionnel. Il est en effet possible de s'entendre avec la partie adverse par l'entremise de "clawback" ou "quick peek agreements" qui contraint la partie adverse de retourner les documents fournis qui sont couverts par le secret professionnel ou alors d'y jeter rapidement un coup d'oeil, sans pouvoir les utiliser. Au Canada, cette approche n'a pas été retenue dans l'affaire Air Canada c. Westjet. Par ailleurs, cette décision n'a pas entièrement fermé la porte à procéder de la sorte. Il s'agit selon moi d'un cas d'espèce basé sur beaucoup d'autres motifs, non liés aux ententes de reprise ou de clin d'oeil.

Un autre élément d'intérêt touche aussi à la pratique des agences gouvernementales américaines d'exiger, dans le cadre d'une enquête, que les entreprises renoncent au secret professionnel ou à tout privilège (litige, auto-évaluation, etc.) afin d'être perçues comme ayant collaboré à l'enquête... Cette situation est particulièrement alarmante pour les entreprises canadiennes faisant affaires aux États-Unis ou y étant inscrites en bourse. En effet, qu'en serait-il du secret professionnel divulgué aux EEUU par une compagnie canadienne. Y aurait-elle renoncé pour toutes instances, y compris au Canada?

Voici leur présentation:

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Triage, archivage et reperage des courriels pour prevenir les intrusions

M. Sylvain Viau, Conseiller senior en sécurité informatique et Chef de projet, nous a offert une présentation sur les "Meilleures pratiques pour le triage, archivage et repérage de l’information contenu dans vos courriels pour prévenir les intrusions et établir un mode d’administration gagnant".

Dans le cadre de son introduction, il nous a informé qu'il enseignait que, devant les tribunaux, les documents électroniques étaient moins bien reçus que les documents papiers. Bien que légalement, ce soit faux, en réalité, ce soit le cas, je ne peux m'empêcher de penser qu'en enseignant de telles choses, on s'assure d'en rester où nous sommes. J'endosse plutôt une approche visant à conditionner les avocats à utiliser les documents électroniques. Ainsi, nous verrons un jour ces mêmes avocats instruire les juges, plaider des causes et ultimement permettre au droit d'arriver au 21e siècle.

Nous avons ensuite eu droit à une revue des acronymes usuels:
DSS (Digital Signature Standard)
E-Privacy
IBE
HTTPS
MIME
S/MIME
PGP
SSL
VPN

Quelqu'un a posé une question concernant Mailitsafe, suggéré par le Barreau du Québec. Pour une analyse "poussée" de celui-ci, je vous invite à consulter mon billet précédent.

M. Viau suggère quant à lui le logiciel Proofpoint.

Me Brun a mis sur table le problème lié à l'accusé-réception de courriel. Selon M. Viau, afin de prouver la réception, il faudrait avoir accès aux logs du serveur du récipiendaire. En fait, bien qu'il s'agisse là de la preuve la plus complète, nombre d'alternatives logicielles existent. D'ailleurs, à l'époque de ma critique de Mailitsafe, j'ai commencé à préparer un billet sur les autres logiciels similaires disponibles que je publierai... éventuellement.

M. Viau nous a aussi différentes statistiques quant à l'usage du courriel en entreprise (usage personnel, pornographie, etc.). Je lui faisais remarquer que j'étais toubler de voir de telles statistiques puisqu'il s'agit vraisemblablement d'informations obtenues par interception, sans doute illégale, de courriels... Comment des entreprises ayant pignons sur rue peuvent-elle publier de telles données?

Nous avons ensuite discuté des politiques d'utilisation du courriel en entreprise. Il faut que celles-ci soient expliquées clairement et que le non-respect soit sanctionné uniformément, sans qu'il y ait de passe-droit ou d'exception.

Somme toute, une conférence solide sur l'aspect un peu plus technique derrière l'outil technologique le plus utilisé.

Voici la présentation:

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ERROR!

Vous m'excuserez de mon absence du blog après-midi, voici le message qu'on m'a servi... Heureusement, j'ai pris note dans Word de ce que les conférenciers nous ont dit et je mettrai ces notes en ligne après révision... Désolé!

La Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information

Me André Vautour, associé chez Lavery, de Billy nous a offert une présentation intitulée: "Démystifier les exigences prévues dans la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information pour établir des politiques claires visant la gestion et conformité réglementaire et juridique de votre documentation électronique "

Sa présentation visait à cerner cette loi "complexe" relative aux documents juridiques issus de la technologie dans le but de faciliter l’élaboration de politiques de gestion des documents électroniques.

Me Vautour a fait avec nous une revue de la loi en s'attardant sur ses objectifs dont le plus important et sans doute l'équivalence fonctionnelle. Il a aussi touché à différentes décisions appliquant cette loi, tout en constatant l'absence d'arrêt de principe et le volume fort mince de cause appliquant cette loi. D'ailleurs, comme il le mentionne à juste titre, bon nombre de ces décisions sont des cas d'espèces qui, vraisemblablement, ne saurait être d'une grande utilité dans le cadre d'autres dossier.

Bouchard
La Citadelle
Ladouceur c. Fondation du Graal-Canada

Voici sa présentation:

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Lecons pratiques à retenir pour economiser temps et argent

Me Bernard Brun, Avocat principal, Commercial et Technologie chez Desjardins Sécurité Financière et Stéphane Bourbonnière, Directeur en développement d’affaires et consultant en gestion documentaire, Gestion Mégaoctets, nous ont proposé les présentations suivantes intitulées "Marier efficacité et conformité dans l’élaboration de politiques d’organisation, d’administration et de gouvernance de l’information : leçons pratiques à retenir pour économiser temps et argent":

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Aspects pratiques des ordonnances Anton Piller

Me Mathieu Piché-Messier, un ami et ancien associé de chez Borden Ladner Gervais, qui est aussi mon président au sein du conseil d’administration de l’Association du Jeune Barreau de Montréal est sans contredit une sommité canadienne dans le domaine des ordonnances Anton Piller. D'ailleurs, j'en profite pour annoncer en avant-première la sortie d'un livre à ce sujet chez Lexis Nexis dont il est le co-auteur avec l'Honorable Laurence A. Poitras et Me Danielle Ferron.

Me Piché-Messier était accompagné de Daniel Leine, stagiaire, qui l'a aidé à préparer la conférence. Je dois admettre que j’ai eu le plaisir, avant ce jour, de lire le texte qu’ils ont pondu. Mes services ont été retenus afin de leur donner mes impressions quant à leur utilisation des Principes de Sedona Canada. À la lecture, j’ai été impressionné par la maîtrise du sujet et vous invite à jeter un coup d’œil au texte doctrinal d’intérêt qu'ils ont produits. D'ici à ce que je l'aie en ligne, voici leur présentation:

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E-Discovery devant les tribunaux administratifs

Ma découverte - les jeux de mots sont moins clairs sur le web... - de la conférence, Me Louis Masson a traité E-Discovery devant les tribunaux administratifs : maximiser vos chances de réussite pour la preuve électronique. Cette présentation a été faite dans un contexte très technologique: le tout sur Mac, contrôlé à distance par une petite manette, avec effet fusion entre les planches, avec contenu multimédia... Ahurissant quand on s'est que Me Masson disait ne pas être un grand fan des TI!! J'espère que tous les technophobes soient de sa trempe!

En fait, cette conférence était tellement intéressante que j'ai été incapable de blogguer... Je tente d'obtenir sa présentation pour votre grand plaisir!

J'ai par contre noté sur un bout de papier les logiciels que Me Masson utilisent pour administrer la preuve électronique. Je lève mon chapeau à l'usage de solutions "non commerciales" et moins coûteuses que les classiques (Summation, Ringtail, Concordance et cie) qui permettent à des petits cabinets ou à des avocats solo d'offrir un service de qualité et de notre époque à leurs clients. Me Masson nous a parlé de FileMaker (essayez-le gratuitement), Devonagent et d'Acrobat dont il a rappelé l'existence du très utile index (voici comment l'utiliser). Il nous a aussi mentionné utiliser pour ses recherches sur le web.

Je tiens à saluer Me Masson et en profite pour vous profiter des liens vers son site web où vous retrouvez ses podcast et son blog!! D'ailleurs, j'ajoute immédiatement ce dernier à mon Blogroll grâce à son fil RSS. Vu la longueur de l'URL du site, voici un Tinyurl: http://tinyurl.com/354xmj

Merci encore Me Masson pour cette présentation rafraichissante et en couleurs! On se recroisera. Au plaisir!

Confidentialite et securite de l’information electronique

Encore une fois, j'escamote le titre de cette présentation initialement intitulée "Assurer la confidentialité et la sécurité impérative de la gouvernance globale de l’information électronique pour éviter de vous exposer à des poursuites judiciaires"

Le conférencier, Me Nicolas Leblanc, fraîchement assermenté, a remplacé à pied levé Me Christian Leblanc (son frère?) et ce, d'une main de maître! Préférant le micro sans-fil au bon vieux micro de podium, il nous a offert une présentation solide sur la confidentialité de l'information en particulier dans le cadre de son transfert et de sa conservation. J'ai noté un intérêt certain des participants au nombre de notes prises par ceux-ci.

Après un survol des lois applicables, nous nous sommes plongés dans les modalités du transfert. Il est non seulement important de sécuriser l'accès aux locaux mais aussi s'assurer qu'une méthodologie existe, i.e. sans doute une politique qui prévoirait les moyens utilisés mais aussi, le cas échéant [mon ajout], un registre d'entrées et de sorties [des documents?]. En effet, nous avons fréquemment tendance à confondre au sein du terme "sécurité", la sécurité physique de l'information, souvent liée à la confidentialité, avec la sécurité applicable à l'intégrité du document.

Qu'en est-il maintenant de l'obligation d'aviser s'il y a dévoilement de renseignements? Bien qu'il n'y ait aucune loi, autre qu'une loi médicale en Ontario, il semble que la tendance - par les audiences publiques de révision quinquennale, le rapport du commissaire et la réponse du gouvernement quant à PIPEDA, et certaines décisions des autres provinces - soit à obliger les entreprises à dénoncer les fuites d'information. À suivre!

Encore une fois, voici la présentation in extenso:

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Document retention: 10 tips for an effective policy

Après une introduction succincte de ce panel hors-pair, j'ai eu le plaisir d'apprendre que le nom original de la présentation, "Préserver et conserver vos documents électroniques pour assurer le maintien et l’accessibilité de l’information afin de répondre à vos obligations en matière de régie d’entreprise ou pour l’utilisation dans vos dossiers de litige", avait été remplacé par son petit frère anglais: "Document retention: 10 tips for an effective policy"!

Cette présentation a été faite en anglais afin de favoriser l'échange entre les panellistes. Permettez-moi de présenter ces derniers:

1) Laurie MacFarlane, la voie des conseillers juridiques, est conseillère juridique senior dans le département juridique de la CIBC.

2) Charles Morgan est associé chez McCarthy Tétrault. Je laisse sa biographie en ligne le présenter puisqu'elle le fait mieux que moi!

3) David Gray, mon collègue de Sedona Canada qui parle français... (mea culpa David de t'avoir présenté comme French Canadian, ton non-accent me confondra toujours!), le king québécois (David, puis-je?) de l'administration de la preuve électronique.

Vu leur amabilité, je n'aurai pas à blogguer à propos du contenu de leur présentation puisqu'ils m'ont donné la permission de reproduire leur présentation! La voici:

<À venir>

Blog en direct: La gestion stratégique et l’administration pratique de documents électroniques

Tadam!

Petit congé de mon congé parental afin de partager mon dada avec vous et les personnes présentent à la conférence de l'Institut Canadien sur la gestion stratégique et l’administration pratique de documents électroniques dont je vous parlais dans le billet précédent.

Dans les billets suivants, je vous propose donc une session de "bliving"!

La gestion stratégique et l’administration pratique de documents électroniques

Comme je manque actuellement de temps pour bloguer, vous me pardonnerez de transformer WIM en babillard d'annonces de conférences... Fautes d'écrire, je parle! D'ailleurs, je tenterai de bloguer en direct de cette conférence.

Voici comment l'Institut Canadien décrit la conférence à ne pas manquer que je co-préside avec mon ami Bernard Brun la semaine prochaine (4 et 5 décembre 2007):

Des dossiers qui ont fait les manchettes au Canada et aux états-Unis ont démontré que toutes les entreprises s’orientent et se penchent sur cette tendance de numérisation de leur documentation. Néanmoins, ils doivent le faire en réduisant les risques afférents à la gestion de la documentation électronique, à la préservation, la conservation, la destruction pour ne pas faire face à des situations périlleuses ou même devant les tribunaux, démunis de leur preuve par manque de rigueur ou de systèmes.

Ne manquez pas notre CONFÉRENCE SUR LA GESTION STRATÉGIQUE ET ADMINISTRATION PRATIQUE DE DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES qui vous présentera les défis incontournables et les solutions éprouvées pour mettre sur pied des politiques conformes et minimiser les coûts reliés à cette tâche. Vous pourrez ainsi vous départir d’outils pour implanter des politiques et systèmes qui vous permettront de récupérer l’information et préserver ces informations dans le format le plus efficace quant aux coûts.

Sous la coprésidence de Dominic Jaar, conseiller juridique chez Bell Canada, et de Bernard Brun, avocat principal au sein de Desjardins Sécurité Financière, L’Institut Canadien est donc fier de vous convier à sa conférence intitulée « Gestion stratégique et administration pratique de documents électroniques ». Notre recherche vigoureuse auprès de nos participants de la dernière édition ainsi qu’auprès des professionnels, comme vous qui ont besoin des solutions aux défis reliés à ce domaine, nous a permis de mettre ensemble les meilleures pratiques et les sujets, dont :

La préservation et conservation des documents électroniques : maintenir et accéder à l’information dans le cadre de vos litiges
La confidentialité et la sécurité impérative : les stratégies que vous devez employer afin d’éviter d’exposer le contenu de vos systèmes d’information et protéger leur contenu
Sedona Canada : les lignes directrices de tout ce qui se rapporte aux documents électroniques et ce que vous devez retenir pour les fins de vos démarches
Les ordonnances Anton Piller : obtenir ou empêcher le dévoilement d’informations contenues dans vos systèmes pour vos dossiers de litige
Les règles de la meilleure preuve : les implications d’ordre juridiques dans la production de documents électroniques
Stratégies indéniables employées par Desjardins SécuritéFinancière, Bell Canada et TD Groupe Financier qui vous serviront d’exemple dans vos démarches
Et bien d’autres!
Profitez également de l’atelier de TRAVAIL INTERACTIF qui s’intitule « Guide étape par étape de la rédaction des politiques de rétention documentaire performante ».

Voici l'ordre du jour (pdf):

Ordre du jour


Mardi 4 décembre 2007

8h00 Inscriptions et petit-déjeuner continental

9h00 Allocution d’ouverture du président de la première journée

Dominic Jaar
Conseiller juridique, Litige commercial
Bell Canada

9h15 Préserver et conserver vos documents électroniques pour assurer le maintien et l’accessibilité de l’information afin de répondre à vos obligations en matière de régie d’entreprise ou pour l’utilisation dans vos dossiers de litige
David Gray
Sociétaire
McCarthy Tétrault S.E.N.C.R.L., s.r.l.

Charles Morgan
Associé
McCarthy Tétrault S.E.N.C.R.L., s.r.l.

Laurie MacFarlane
Senior Counsel, Litigation
CIBC Legal Department

Avec le volume important et considérable de documents, les entreprises ont besoin de politiques, d’outils et de systèmes dans leur travail de transfert de ces informations. Dans un souci de réduire le volume d’informations, il faut porter une attention particulière à ne pas détruire de l’information valable. Les responsables de la gestion de l’information et les conseillers juridiques des contentieux se préoccupent à bien filtrer ce qui est nécessaire à conserver de ce qui ne l’est pas pour leurs dossiers, la communication et la production dans les dossiers de la cour. Cette présentation vous fournira les pistes et les leçons à tirer de ce qui a été décidé aux États-Unis et ailleurs au Canada et ce que vous devez incorporer dans vos pratiques en vue de mettre en place des politiques de conservation et de préservation de vos documents électroniques pour faire face aux obstacles dans vos dossiers de litiges ou pour la régie d’entreprise.

Quels sont les courants ou développements jurisprudentiels d’ici et d’ailleurs qui impactent les pratiques de préservation et de conservation au Québec?
Que devez-vous retenir de ces développements pour élaborer des politiques relatives à la conservation et la préservation afin d’enligner sur la bonne voie l’administration appropriée de vos documents électroniques?
Quelles sont les obligations juridiques, les normes et les règles à suivre pour la préservation et la conservation des documents numérisés?
Quelles sont les pratiques à suivre pour déterminer quels documents il faut conserver?
Lorsque le document sur support papier est détruit, que faut-il faire avec le document électronique?
Est-ce qu’il y a des règles à appliquer relativement à la conservation et la préservation de vos documents?
Est-ce que le dossier sur support papier peut être détruit une fois que la numérisation a eu lieu?
Est-ce une meilleure pratique de numériser les documents?
Gérer l’impartition pour la gestion au quotidien pour prévenir les coûts exorbitants
Assurer une collaboration saine et efficace entre les conseillers juridiques d’entreprises et les responsables de la gestion de l’information pour être conforme et éviter des erreurs dans le mode d’administration des données
* La présentation de Laurie MacFarlane sera faite en anglais

10h15 Pause-café et réseautage

10h30 Assurer la confidentialité et la sécurité impérative de la gouvernance globale de l’information électronique pour éviter de vous exposer à des poursuites judiciaires
Christian Leblanc
Associé, Fasken Martineau DuMoulin S.E.N.C.R.L., s.r.l.

Identifier et affronter les obstacles éprouvés dans le transfert des données pour assurer la nature confidentielle des documents
Qu’est-ce que vous devez mettre sur pied pour respecter les questions d’ordre privé
(« privacy »)?
En cas de défaut, quels sont les moyens pour mitiger les dommages et que faire pour gérer les risques associés au dévoilement d’informations à caractère confidentiel?
La gestion de crise et des mesures de sécurité de l’information à prendre pour le secteur public
Organiser et classifier vos documents papiers afin de respecter leur caractère de confidentialité et éviter d’exposer leur contenu lorsque la numérisation a eu lieu
Quelle est la meilleure façon d’assurer la bonne complicité entre les diverses équipes pour maintenir la confidentialité des documents?

11h30 E-Discovery devant les tribunaux administratifs : maximiser vos chances de réussite pour la preuve électronique
Louis Masson
Associé, Joli-Cœur, Lacasse, Geoffrion, Jetté, St-Pierre Avocats

Le litige judiciaire et administratif se déroule dans un environnement technologique évolutif. Les tensions entre la méthode traditionnelle de gestion documentaire et le recours aux méthodes modernes revêtent une acuité particulière lorsque survient un litige dont les enjeux sont souvent très importants.Cette partie de la conférence aborde les éléments suivants :

Quelques règles de base en matière de gestion électronique de documents : aspect pratique et jurisprudentiel
Comment assurer une collaboration idéale et une communication optimale entre le client et l’avocat plaideur
Les erreurs à éviter
Des logiciels utiles au litige : quelques innovations prometteuses
Les ressources technologiques des tribunaux : changements et prospectives
Les considérations monétaires

12h30 Dîner et réseautage pour les participants et les conférenciers

13h45 Stratégies et méthodes efficaces pour empêcher ou obtenir l’accès trop large à l’ensemble des données contenues dans les systèmes d’information : aspects pratiques des ordonnances Anton Piller
Mathieu Piché-Messier
Associé, Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L.,s.r.l.

Comment obtenir la suspension de la destruction de documents pertinents dans le cadre de litiges (« litigation hold »)?
Quelles sont les étapes et la procédure à respecter pour l’obtention de l’ordonnance afin de s’assurer que l’information ne soit pas supprimée?
Quels sont les moyens pour assurer la protection contre la divulgation d’informations confidentielles?
Comment protéger les renseignements privilégiés contre les ordonnances Anton Piller?
Quel est le moyen d’obtenir la saisie des données informatiques?
Quelles sont les règles à respecter pour l’obtention d’une saisie avant-jugement?
Comment limiter l’accès pour ne pas donner toute l’information disponible sur le disque dur?
Quelles sont les lignes directrices de Sedona Canada par rapport aux ordonnances Anton Piller?
Comment empêcher ou faire rejeter l’ordonnance pour protéger le contenu de vos systèmes d’information?
Dans quels circonstances ces ordonnances sont-ils octroyées?
S’assurer de trouver le juste équilibre entre le droit d’accès à l’information et le besoin de concilier l’intérêt et la confidentialité de l’information

14h45 Pause-rafraîchissements et réseautage

15h00 Marier efficacité et conformité dans l’élaboration de politiques d’organisation, d’administration et de gouvernance de l’information : leçons pratiques à retenir pour économiser temps et argent
Bernard Brun
Avocat principal, Commercial et Technologie
Desjardins Sécurité Financière

Stéphane Bourbonnière
Directeur en développement d’affaires et consultant en gestion documentaire, Gestion Mégaoctets

Élaborer des stratégies gagnantes pour la gestion interne des documents électroniques
Les étapes à suivre pour la planification du transfert des données
Les mesures à prendre avant d’amorcer le processus pour éviter de détruire de l’information qui ne sera plus récupérable par la suite
Les intervenants appelés à jouer un rôle crucial pour l’implantation de la procédure de l’élaboration des politiques
Quelles sont les considérations d’ordre juridique pour minimiser les risques de la non-conformité à la réglementation?
Comment gérer toute la documentation sous forme papier vs. électronique?
Qu’est-ce qui peut être fonctionnel pour conserver les documents tout en réduisant les coûts et le temps alloué dans ce travail?
Comment assurer la confidentialité du contenu des documents qui contiennent des renseignements personnels?

16h15 Démystifier les exigences prévues dans la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information pour établir des politiques claires visant la gestion et conformité réglementaire et juridique de votre documentation électronique
André Vautour
Associé, Lavery, de Billy, S.E.N.C.R.L.

Dans le but d’alléger la compréhension de la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information (« Loi »), la présentation vous permettra de cerner cette loi complexe relative aux documents juridiques issus de la technologie et facilitera la tâche dans l’élaboration des politiques pour la gestion des documents électroniques.

Appliquer la Loi afin de mettre sur pied les pistes de la gestion, la communication et la preuve de votre documentation électronique
Quel est la valeur juridique des e-documents selon la Loi?
Quelle est le poids juridique de la signature électronique?
Quelles sont les stratégies pratiques pour l’implantation de mécanismes pour administrer la documentation électronique en conformité à la réglementation applicable?
Les tendances et les impacts des dernières décisions des tribunaux quant à l’application de la Loi et ce que vous devez retenir pour assurer votre conformité
17h00 Récapitulatif de la journée et ajournement de la conférence

Mercredi 5 décembre 2007

8h00 Petit-déjeuner continental

8h30 Allocution d’ouverture du président de la deuxième journée

Bernard Brun
Avocat principal, Commercial et Technologie
Desjardins Sécurité Financière

8h45 Meilleures pratiques pour le triage, archivage et repérage de l’information contenu dans vos courriels pour prévenir les intrusions et établir un mode d’administration gagnant
Sylvain Viau
Conseiller senior en sécurité informatique et Chef de projet

Quelles sont les meilleures stratégies pour gérer efficacement votre courriel?
Qu’est-ce qui peut faciliter le repérage de l’information contenue dans le courriel?
Pour des fins de preuve, comment aller chercher l’information électronique de votre courriel?
Quel est le délai à respecter quant à la conservation d’un document dans votre boîte de réception?
Contrôler l’altération des courriels pour ne pas se retrouver dans des situations où le document est falsifié
Les procédures à élaborer afin de respecter la confidentialité du contenu d’un courriel
Que faire avec l’archivage des courriels?
Comment protéger le caractère confidentiel des informations contenues dans un courriel lorsqu’un droit d’accès est accordé de l’extérieur?
Comment protéger le secret professionnel par transmission courriel afin d’éviter des sanctions?
Quelles politiques de communication faut-il mettre sur pied pour assurer que les messages confidentiels ne soient pas accessibles?

9h30 Faire la meilleure preuve électronique : conseils judicieux pour la production des documents électroniques dans le cadre de vos litiges
Dominic Jaar
Conseiller juridique, Litige commercial, Bell Canada

William J. Platt
Managing Partner, Platinum Legal Group

Quels sont les principes de Sedona Canada que vous devez maîtriser pour l’administration de la preuve électronique?
Quelles sont les solutions qui peuvent être appliquées dans la gestion de toute l’information disponible?
Comment s’assurer de maintenir la valeur légale du document lors de la numérisation?
Pour des fins de preuve, doit-on conserver le document physique une fois que le transfert s’est fait sous forme PDF?
Quels efforts devez-vous mettre dans le repérage de l’information pour démontrer que l’intégrité du document a été préservée?
Quelles sont les règles de l’admissibilité de la preuve relatives aux documents électroniques?
Quels documents peuvent être exclus et sur quelles bases?
Quels sont les impacts des récents développements et tendances de l’emploi des documents électroniques?
Les arguments que peuvent être utilisés en demande et en défense dans le cadre de litiges en ce qui a trait à la preuve électronique
* La présentation de M. William J. Platt sera faite en anglais

10h30 Pause-café et réseautage

10h45 Démystifier les complexités reliées aux litiges inter-juridictionnels pour veiller à la conformité et l’uniformité dans les pratiques de la gestion des systèmes de documentation
Jean-François De Rico
Avocat, Langlois Kronström Desjardins S.E.N.C.R.L.

Christopher Boehning
Partner, Commercial Department
Paul, Weiss, Rifkind, Wharton & Garrison LLP (New York)

Les professionnels qui conseillent leurs clients et les entreprises qui font affaires à l’extérieur du Québec doivent se conformer à des cadres juridiques quant à la préservation de leurs documents, pour ne citer qu'un seul exemple. Ainsi, en respectant les règles les plus exigeantes, ces entreprises peuvent éluder des sanctions devant les tribunaux étrangers dans le cas des litiges à l’extérieur du Québec et assurer leur conformité.

Quelle est la meilleure procédure à suivre pour assurer sa conformité aux lois ou balises juridiques étrangères pour éviter de se retrouver dans des situations périlleuses?
Conseils pratiques dans la conservation, la communication et la validité de la preuve touchant les documents électroniques
Quels sont les documents sur support papier qu’il faut garder plus longtemps?
Quelles sont les solutions élaborées dans les décisions américaines qui peuvent avoir un impact certain au Québec?
Les lignes directrices de ces décisions et ce que vous devez mettre en pratique pour assurer la conformité dans les pratiques de la gestion des systèmes de documentation avant, pendant et après le procès
* La présentation de M. Chris Boehning sera faite en anglais

11h45 Présentation spéciale
Perspectives du banc : l’utilisation de la documentation électronique dans le cadre d’un procès

Honorable Michel A. Pinsonnault
Juge à la Cour du Québec

12h30 Dîner et réseautage pour les participants de l’atelier de travail à suivre

ATELIER DE TRAVAIL INTERACTIF
13h30 – 17h00 (Inscriptions à 13h00)
Guide étape par étape de la rédaction des politiques de rétention documentaire performante

Dominic Jaar
Conseiller juridique, Litige commercial, Bell Canada

Natalie Lecavalier
Avocat de projets, Le Cavalier Avocat d'entreprises inc.

Lors de cet atelier interactif, vous ferez l’exercice de rédaction pour mettre sur pied les règles de procédure de rétention de l’information. Ces politiques devront respecter les tendances et courants développés ailleurs, dont au Canada et aux États-Unis.Vous pourrez éprouver tout ce qui sera couvert lors de cette conférence, et surtout ce qu’il faut faire et éviter de faire. Les animateurs analyseront toutes les étapes à suivre et vous fourniront les pistes pratiques pour cet exercice, incluant :

Monter un plan d’affaires pour la haute administration
Identifier les joueurs faisant partie des équipes de rédaction et d’implantation
Repérer les documents à détruire pour minimiser les frais d’entreposage de documents et se conformer aux obligations déontologiques
Conserver les dossiers et les documents
Déterminer les paramètres de conservation
Suivre l’évolution des nouvelles technologies
Identifier d’avance les problèmes courants
Gérer l’impartition des dossiers à conserver et à détruire
Qu’est-ce que fonctionne pour les autres entreprises?
Quelles sont les pratiques que fonctionnent pour Bell Canada?
Quelles stratégies peuvent s’appliquer pour vous?
Où sont les autorités en la matière- Guide de ressources?

Pour vous inscire, cliquez ici ou composez le 1-877-246-4832.

Au plaisir de vous y croiser!

Sedona Canada endossé par le Projet Ontarien de réforme du système de justice civile

Le Ministère du Procureur Général ontarien vient de mettre en ligne le rapport sur le Projet réforme du système de justice civile préparé par l'honorable Coulter A. Osborne, Q.C.

D'emblée, je dois dire que je me félicites du caractère progressiste de cette initiative et de son résultat préliminaire. Je suis encouragé de voir la place réservée aux technologies et à la preuve électronique. En fait, je suis émus de lire certaines des recommandations dont, plus particulièrement, celles qui supportent le travail acharné et les heures non comptées de plusieurs bénévoles derrière les Principes de Sedona Canada. Pour mon plus grand plaisir, j'en cite ici les extraits afin de me contraindre, une fois de plus, à les lire:

En 2007, le juge Campbell a coordonné un comité national dans le but d'élaborer des lignes directrices relatives à la communication de documents électroniques à l'intention de tous les territoires de compétence canadiens en se fondant sur les lignes directrices nationales élaborées par The Sedona Conference aux États-Unis. On cherchait à établir des lignes directrices nationales pour le Canada parce que les recours collectifs et les litiges commerciaux touchent souvent plus d'un territoire de compétence et que les pratiques de communication de documents électroniques peuvent très bien influencer les pratiques commerciales des sociétés nationales (y compris les politiques de conservation des documents).

Une première ébauche des Principes de Sedona Canada a été rédigée. L'ébauche expose un ensemble de principes relatifs à la communication de documents électroniques, accompagnés de commentaires pratiques. Ces principes sont censés être, et je crois qu'ils le sont, compatibles avec les règles régissant les enquêtes préalables en vigueur dans tous les territoires de compétence canadiens. L'ébauche s'inspire fortement des lignes directrices du Groupe d'étude sur les enquêtes préalables relatives à la communication des documents électroniques. Parmi les exemples de pratiques et de principes importants recommandés dans les Principes de Sedona Canada figurent les suivants :

• Les parties devraient s'assurer que les mesures prises durant le processus d'enquête préalable sont proportionnelles i) à la nature et à la portée du litige, ii) à la pertinence des renseignements disponibles conservés sous forme électronique iii) à l'importance de ces renseignements en ce qui a trait à la décision de la cour dans une affaire donnée et iv) aux coûts, au fardeau et au délai qui peuvent être imposés aux parties concernant l'utilisation de ces renseignements électroniques.
• Les avocats et les parties devraient se rencontrer et discuter dès que possible et de façon régulière en ce qui concerne l'établissement, la conservation, la cueillette, l'examen et la production des renseignements sauvegardés sous forme électronique.
• Les parties devraient être prêtes à divulguer tous les renseignements pertinents sauvegardés sous forme électronique qui sont raisonnablement accessibles sur les plans des coûts et du fardeau.
• Dès que possible au cours du processus judiciaire, les parties devraient convenir du format dans lequel les renseignements électroniques seront produits.

Je ne suis pas enclin à recommander une série de règles visant à régir les questions de communication de documents électroniques. Le faire équivaudrait à imposer dans chaque cas des obligations en cette matière qui pourraient ne pas être nécessaires ou suffisamment souples pour répondre aux besoins de chacun. De plus, la culture du contentieux de l'Ontario n'est peut-être pas encore prête à accepter une telle réforme.

J'encouragerais plutôt une plus grande utilisation des lignes directrices relatives à la communication des documents électroniques et aux Principes de Sedona Canada. Ce document et les commentaires qui l'accompagnent peuvent être plus efficaces que des règles. Ils tiennent compte de la valeur de la proportionnalité, de la souplesse et de la collaboration entre les parties dans le contexte de la communication de documents électroniques. Ces thèmes sont au cœur de la présente révision. Ils offrent de l'aide aux avocats en ce qui concerne les questions qui devraient être prises en considération. L'essentiel est que les parties réfléchissent aux questions de communication de documents électroniques et adaptent les plans d'enquête préalable et les ententes relatives à celles-ci en vue de satisfaire aux besoins de la cause. Cette démarche vaut mieux que d'avoir des protocoles régis par des règles qui s'appliqueraient à toutes les causes, du moins pour l'instant.

Quelle que soit la façon d'aborder les questions de communication de documents électroniques, il est évident que les avocats et les juges ne peuvent plus fermer les yeux sur ce point, ce qui peut avoir des répercussions importantes sur le coût des litiges et leur règlement en temps opportun.

Je crois qu'il serait utile que l'utilisation des lignes directrices sur la communication des documents électroniques et des Principes de Sedona Canada soit encouragée au moyen d'une directive en matière de pratique. Cela permettrait de déclarer que la cour peut refuser d'autoriser une enquête préalable ou attribuer des dépens appropriés relativement à une requête d'enquête préalable si les parties n'ont pas pris en considération et, dans la mesure du possible, appliqué les lignes directrices et les Principes de Sedona Canada, surtout l'obligation de se rencontrer et de discuter de l'établissement, de la conservation, de la cueillette, de l'examen et de la production de renseignements sauvegardés sous forme électronique.

À long terme, le Comité des règles en matière civile pourrait réfléchir à des façons de mieux intégrer les concepts de communication des documents électroniques aux Règles de procédure civile. Selon moi, cela ne pourra arriver qu'une fois que la profession aura eu le temps de se familiariser avec les lignes directrices sur la communication des documents électroniques et les Principes de Sedona Canada.

Bravo!!! Bravo!!

Vous comprendrez mon emballement face à cette section mais je ne voudrais, sous aucun prétexte, occulter le reste de l'oeuvre qui est tout aussi excellent. D'ailleurs, je me propose d'autres sections dans le cadre d'autres billets. D'ici là, je vous propose la table des matières en attirant votre attention sur les sections 2, 10, 11, 13, 16 et 19 qui, selon moi, pourraient être reprises quasi-texto dans La Belle Province:
I) Lettre d'accompagnement
III) Liste de recommandations
1. Introduction
2. Ressources judiciaires
3. La Cour des petites créances
4. Procédure simplifiée
5. Jugement sommaire
6. Parties litigantes non représentées par un avocat
7. Jurys civils
8. Enquête préalable
9. Preuve d'expert
10. Gestion des litiges
11. Conférences préparatoires et gestion des procès
12. Appels
13. Établissement du calendrier des motions et des procès
14. Lieu
15. Civilité
16. Utilisation de la technologie dans le système de justice civile
17. Comité des règles en matière civile
18. Demandes pour conduite négligente
19. Proportionnalité et coûts des litiges
III) Appendices
Annexe A - Cadre de référence
Annexe B - Document de consultation
Annexe C - Liste des organismes consultés

Si vous n'avez pas le temps ou l'envie de tout lire, jetez tout de même un coup d'oeil au résumé des conclusions et des recommandations du Projet.

Je vous invite à commenter cette excellente initiative (dont le Québec aurait grand besoin) et à supporter les conclusions et recommandations visant l'administration de la preuve électronique en cliquant ici.

Thanks to Simon Chester, Dan Pinnington and Mathieu Piché-Messier for the heads-up!

L'Association canadienne du droit des technologies de l'information (IT.Can) vous invite cordialement à un déjeuner-causerie au cours duquel Dominic Dupoy et Marc Tremblay, avocats de Ogilvy Renault, nous feront une présentation intitulée

«Contrats en ligne, hyperliens et clauses externes ; où en sommes-nous suite à l’arrêt Dell Computer de la Cour Suprême du Canada ?»

Le 6 décembre 2007 à 12h00
Aux bureaux de Ogilvy Renault
1981, Avenue McGill College, 11è étage
Montréal (Québec)

Il n’y a pas de frais pour les membres d’IT.Can mais des frais de 10$ CAN sont demandés des non-membres. Prière de libeller votre chèque à l'ordre de «l’Association canadienne du droit des technologies de l’information – section Québec ».

Un lunch sera servi.

Participation par téléphone: si vous désirez participer à ce déjeuner-causerie par appel conférence, vous devez être membre actif de IT.Can. Veuillez confirmer votre participation téléphonique par courriel à ddemers@blgcanada.com . Les coordonnées de l’appel vous seront communiquées par courriel.

C’est un rendez-vous à ne pas manquer. N’hésitez pas à inviter vos collègues ou à leur transmettre cette invitation.

Veuillez confirmer votre présence par courriel d’ici le 30 novembre 2007 à l’adresse suivante : ddemers@blgcanada.com.

Au plaisir de vous y rencontrer!

Pour toute question relative à IT.Can et ses activités au Québec, n’hésitez pas à communiquer avec Lise Bertrand au (514) 954-3171.