La gestion stratégique et l’administration pratique de documents électroniques

Comme je manque actuellement de temps pour bloguer, vous me pardonnerez de transformer WIM en babillard d'annonces de conférences... Fautes d'écrire, je parle! D'ailleurs, je tenterai de bloguer en direct de cette conférence.

Voici comment l'Institut Canadien décrit la conférence à ne pas manquer que je co-préside avec mon ami Bernard Brun la semaine prochaine (4 et 5 décembre 2007):

Des dossiers qui ont fait les manchettes au Canada et aux états-Unis ont démontré que toutes les entreprises s’orientent et se penchent sur cette tendance de numérisation de leur documentation. Néanmoins, ils doivent le faire en réduisant les risques afférents à la gestion de la documentation électronique, à la préservation, la conservation, la destruction pour ne pas faire face à des situations périlleuses ou même devant les tribunaux, démunis de leur preuve par manque de rigueur ou de systèmes.

Ne manquez pas notre CONFÉRENCE SUR LA GESTION STRATÉGIQUE ET ADMINISTRATION PRATIQUE DE DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES qui vous présentera les défis incontournables et les solutions éprouvées pour mettre sur pied des politiques conformes et minimiser les coûts reliés à cette tâche. Vous pourrez ainsi vous départir d’outils pour implanter des politiques et systèmes qui vous permettront de récupérer l’information et préserver ces informations dans le format le plus efficace quant aux coûts.

Sous la coprésidence de Dominic Jaar, conseiller juridique chez Bell Canada, et de Bernard Brun, avocat principal au sein de Desjardins Sécurité Financière, L’Institut Canadien est donc fier de vous convier à sa conférence intitulée « Gestion stratégique et administration pratique de documents électroniques ». Notre recherche vigoureuse auprès de nos participants de la dernière édition ainsi qu’auprès des professionnels, comme vous qui ont besoin des solutions aux défis reliés à ce domaine, nous a permis de mettre ensemble les meilleures pratiques et les sujets, dont :

La préservation et conservation des documents électroniques : maintenir et accéder à l’information dans le cadre de vos litiges
La confidentialité et la sécurité impérative : les stratégies que vous devez employer afin d’éviter d’exposer le contenu de vos systèmes d’information et protéger leur contenu
Sedona Canada : les lignes directrices de tout ce qui se rapporte aux documents électroniques et ce que vous devez retenir pour les fins de vos démarches
Les ordonnances Anton Piller : obtenir ou empêcher le dévoilement d’informations contenues dans vos systèmes pour vos dossiers de litige
Les règles de la meilleure preuve : les implications d’ordre juridiques dans la production de documents électroniques
Stratégies indéniables employées par Desjardins SécuritéFinancière, Bell Canada et TD Groupe Financier qui vous serviront d’exemple dans vos démarches
Et bien d’autres!
Profitez également de l’atelier de TRAVAIL INTERACTIF qui s’intitule « Guide étape par étape de la rédaction des politiques de rétention documentaire performante ».

Voici l'ordre du jour (pdf):

Ordre du jour


Mardi 4 décembre 2007

8h00 Inscriptions et petit-déjeuner continental

9h00 Allocution d’ouverture du président de la première journée

Dominic Jaar
Conseiller juridique, Litige commercial
Bell Canada

9h15 Préserver et conserver vos documents électroniques pour assurer le maintien et l’accessibilité de l’information afin de répondre à vos obligations en matière de régie d’entreprise ou pour l’utilisation dans vos dossiers de litige
David Gray
Sociétaire
McCarthy Tétrault S.E.N.C.R.L., s.r.l.

Charles Morgan
Associé
McCarthy Tétrault S.E.N.C.R.L., s.r.l.

Laurie MacFarlane
Senior Counsel, Litigation
CIBC Legal Department

Avec le volume important et considérable de documents, les entreprises ont besoin de politiques, d’outils et de systèmes dans leur travail de transfert de ces informations. Dans un souci de réduire le volume d’informations, il faut porter une attention particulière à ne pas détruire de l’information valable. Les responsables de la gestion de l’information et les conseillers juridiques des contentieux se préoccupent à bien filtrer ce qui est nécessaire à conserver de ce qui ne l’est pas pour leurs dossiers, la communication et la production dans les dossiers de la cour. Cette présentation vous fournira les pistes et les leçons à tirer de ce qui a été décidé aux États-Unis et ailleurs au Canada et ce que vous devez incorporer dans vos pratiques en vue de mettre en place des politiques de conservation et de préservation de vos documents électroniques pour faire face aux obstacles dans vos dossiers de litiges ou pour la régie d’entreprise.

Quels sont les courants ou développements jurisprudentiels d’ici et d’ailleurs qui impactent les pratiques de préservation et de conservation au Québec?
Que devez-vous retenir de ces développements pour élaborer des politiques relatives à la conservation et la préservation afin d’enligner sur la bonne voie l’administration appropriée de vos documents électroniques?
Quelles sont les obligations juridiques, les normes et les règles à suivre pour la préservation et la conservation des documents numérisés?
Quelles sont les pratiques à suivre pour déterminer quels documents il faut conserver?
Lorsque le document sur support papier est détruit, que faut-il faire avec le document électronique?
Est-ce qu’il y a des règles à appliquer relativement à la conservation et la préservation de vos documents?
Est-ce que le dossier sur support papier peut être détruit une fois que la numérisation a eu lieu?
Est-ce une meilleure pratique de numériser les documents?
Gérer l’impartition pour la gestion au quotidien pour prévenir les coûts exorbitants
Assurer une collaboration saine et efficace entre les conseillers juridiques d’entreprises et les responsables de la gestion de l’information pour être conforme et éviter des erreurs dans le mode d’administration des données
* La présentation de Laurie MacFarlane sera faite en anglais

10h15 Pause-café et réseautage

10h30 Assurer la confidentialité et la sécurité impérative de la gouvernance globale de l’information électronique pour éviter de vous exposer à des poursuites judiciaires
Christian Leblanc
Associé, Fasken Martineau DuMoulin S.E.N.C.R.L., s.r.l.

Identifier et affronter les obstacles éprouvés dans le transfert des données pour assurer la nature confidentielle des documents
Qu’est-ce que vous devez mettre sur pied pour respecter les questions d’ordre privé
(« privacy »)?
En cas de défaut, quels sont les moyens pour mitiger les dommages et que faire pour gérer les risques associés au dévoilement d’informations à caractère confidentiel?
La gestion de crise et des mesures de sécurité de l’information à prendre pour le secteur public
Organiser et classifier vos documents papiers afin de respecter leur caractère de confidentialité et éviter d’exposer leur contenu lorsque la numérisation a eu lieu
Quelle est la meilleure façon d’assurer la bonne complicité entre les diverses équipes pour maintenir la confidentialité des documents?

11h30 E-Discovery devant les tribunaux administratifs : maximiser vos chances de réussite pour la preuve électronique
Louis Masson
Associé, Joli-Cœur, Lacasse, Geoffrion, Jetté, St-Pierre Avocats

Le litige judiciaire et administratif se déroule dans un environnement technologique évolutif. Les tensions entre la méthode traditionnelle de gestion documentaire et le recours aux méthodes modernes revêtent une acuité particulière lorsque survient un litige dont les enjeux sont souvent très importants.Cette partie de la conférence aborde les éléments suivants :

Quelques règles de base en matière de gestion électronique de documents : aspect pratique et jurisprudentiel
Comment assurer une collaboration idéale et une communication optimale entre le client et l’avocat plaideur
Les erreurs à éviter
Des logiciels utiles au litige : quelques innovations prometteuses
Les ressources technologiques des tribunaux : changements et prospectives
Les considérations monétaires

12h30 Dîner et réseautage pour les participants et les conférenciers

13h45 Stratégies et méthodes efficaces pour empêcher ou obtenir l’accès trop large à l’ensemble des données contenues dans les systèmes d’information : aspects pratiques des ordonnances Anton Piller
Mathieu Piché-Messier
Associé, Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L.,s.r.l.

Comment obtenir la suspension de la destruction de documents pertinents dans le cadre de litiges (« litigation hold »)?
Quelles sont les étapes et la procédure à respecter pour l’obtention de l’ordonnance afin de s’assurer que l’information ne soit pas supprimée?
Quels sont les moyens pour assurer la protection contre la divulgation d’informations confidentielles?
Comment protéger les renseignements privilégiés contre les ordonnances Anton Piller?
Quel est le moyen d’obtenir la saisie des données informatiques?
Quelles sont les règles à respecter pour l’obtention d’une saisie avant-jugement?
Comment limiter l’accès pour ne pas donner toute l’information disponible sur le disque dur?
Quelles sont les lignes directrices de Sedona Canada par rapport aux ordonnances Anton Piller?
Comment empêcher ou faire rejeter l’ordonnance pour protéger le contenu de vos systèmes d’information?
Dans quels circonstances ces ordonnances sont-ils octroyées?
S’assurer de trouver le juste équilibre entre le droit d’accès à l’information et le besoin de concilier l’intérêt et la confidentialité de l’information

14h45 Pause-rafraîchissements et réseautage

15h00 Marier efficacité et conformité dans l’élaboration de politiques d’organisation, d’administration et de gouvernance de l’information : leçons pratiques à retenir pour économiser temps et argent
Bernard Brun
Avocat principal, Commercial et Technologie
Desjardins Sécurité Financière

Stéphane Bourbonnière
Directeur en développement d’affaires et consultant en gestion documentaire, Gestion Mégaoctets

Élaborer des stratégies gagnantes pour la gestion interne des documents électroniques
Les étapes à suivre pour la planification du transfert des données
Les mesures à prendre avant d’amorcer le processus pour éviter de détruire de l’information qui ne sera plus récupérable par la suite
Les intervenants appelés à jouer un rôle crucial pour l’implantation de la procédure de l’élaboration des politiques
Quelles sont les considérations d’ordre juridique pour minimiser les risques de la non-conformité à la réglementation?
Comment gérer toute la documentation sous forme papier vs. électronique?
Qu’est-ce qui peut être fonctionnel pour conserver les documents tout en réduisant les coûts et le temps alloué dans ce travail?
Comment assurer la confidentialité du contenu des documents qui contiennent des renseignements personnels?

16h15 Démystifier les exigences prévues dans la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information pour établir des politiques claires visant la gestion et conformité réglementaire et juridique de votre documentation électronique
André Vautour
Associé, Lavery, de Billy, S.E.N.C.R.L.

Dans le but d’alléger la compréhension de la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information (« Loi »), la présentation vous permettra de cerner cette loi complexe relative aux documents juridiques issus de la technologie et facilitera la tâche dans l’élaboration des politiques pour la gestion des documents électroniques.

Appliquer la Loi afin de mettre sur pied les pistes de la gestion, la communication et la preuve de votre documentation électronique
Quel est la valeur juridique des e-documents selon la Loi?
Quelle est le poids juridique de la signature électronique?
Quelles sont les stratégies pratiques pour l’implantation de mécanismes pour administrer la documentation électronique en conformité à la réglementation applicable?
Les tendances et les impacts des dernières décisions des tribunaux quant à l’application de la Loi et ce que vous devez retenir pour assurer votre conformité
17h00 Récapitulatif de la journée et ajournement de la conférence

Mercredi 5 décembre 2007

8h00 Petit-déjeuner continental

8h30 Allocution d’ouverture du président de la deuxième journée

Bernard Brun
Avocat principal, Commercial et Technologie
Desjardins Sécurité Financière

8h45 Meilleures pratiques pour le triage, archivage et repérage de l’information contenu dans vos courriels pour prévenir les intrusions et établir un mode d’administration gagnant
Sylvain Viau
Conseiller senior en sécurité informatique et Chef de projet

Quelles sont les meilleures stratégies pour gérer efficacement votre courriel?
Qu’est-ce qui peut faciliter le repérage de l’information contenue dans le courriel?
Pour des fins de preuve, comment aller chercher l’information électronique de votre courriel?
Quel est le délai à respecter quant à la conservation d’un document dans votre boîte de réception?
Contrôler l’altération des courriels pour ne pas se retrouver dans des situations où le document est falsifié
Les procédures à élaborer afin de respecter la confidentialité du contenu d’un courriel
Que faire avec l’archivage des courriels?
Comment protéger le caractère confidentiel des informations contenues dans un courriel lorsqu’un droit d’accès est accordé de l’extérieur?
Comment protéger le secret professionnel par transmission courriel afin d’éviter des sanctions?
Quelles politiques de communication faut-il mettre sur pied pour assurer que les messages confidentiels ne soient pas accessibles?

9h30 Faire la meilleure preuve électronique : conseils judicieux pour la production des documents électroniques dans le cadre de vos litiges
Dominic Jaar
Conseiller juridique, Litige commercial, Bell Canada

William J. Platt
Managing Partner, Platinum Legal Group

Quels sont les principes de Sedona Canada que vous devez maîtriser pour l’administration de la preuve électronique?
Quelles sont les solutions qui peuvent être appliquées dans la gestion de toute l’information disponible?
Comment s’assurer de maintenir la valeur légale du document lors de la numérisation?
Pour des fins de preuve, doit-on conserver le document physique une fois que le transfert s’est fait sous forme PDF?
Quels efforts devez-vous mettre dans le repérage de l’information pour démontrer que l’intégrité du document a été préservée?
Quelles sont les règles de l’admissibilité de la preuve relatives aux documents électroniques?
Quels documents peuvent être exclus et sur quelles bases?
Quels sont les impacts des récents développements et tendances de l’emploi des documents électroniques?
Les arguments que peuvent être utilisés en demande et en défense dans le cadre de litiges en ce qui a trait à la preuve électronique
* La présentation de M. William J. Platt sera faite en anglais

10h30 Pause-café et réseautage

10h45 Démystifier les complexités reliées aux litiges inter-juridictionnels pour veiller à la conformité et l’uniformité dans les pratiques de la gestion des systèmes de documentation
Jean-François De Rico
Avocat, Langlois Kronström Desjardins S.E.N.C.R.L.

Christopher Boehning
Partner, Commercial Department
Paul, Weiss, Rifkind, Wharton & Garrison LLP (New York)

Les professionnels qui conseillent leurs clients et les entreprises qui font affaires à l’extérieur du Québec doivent se conformer à des cadres juridiques quant à la préservation de leurs documents, pour ne citer qu'un seul exemple. Ainsi, en respectant les règles les plus exigeantes, ces entreprises peuvent éluder des sanctions devant les tribunaux étrangers dans le cas des litiges à l’extérieur du Québec et assurer leur conformité.

Quelle est la meilleure procédure à suivre pour assurer sa conformité aux lois ou balises juridiques étrangères pour éviter de se retrouver dans des situations périlleuses?
Conseils pratiques dans la conservation, la communication et la validité de la preuve touchant les documents électroniques
Quels sont les documents sur support papier qu’il faut garder plus longtemps?
Quelles sont les solutions élaborées dans les décisions américaines qui peuvent avoir un impact certain au Québec?
Les lignes directrices de ces décisions et ce que vous devez mettre en pratique pour assurer la conformité dans les pratiques de la gestion des systèmes de documentation avant, pendant et après le procès
* La présentation de M. Chris Boehning sera faite en anglais

11h45 Présentation spéciale
Perspectives du banc : l’utilisation de la documentation électronique dans le cadre d’un procès

Honorable Michel A. Pinsonnault
Juge à la Cour du Québec

12h30 Dîner et réseautage pour les participants de l’atelier de travail à suivre

ATELIER DE TRAVAIL INTERACTIF
13h30 – 17h00 (Inscriptions à 13h00)
Guide étape par étape de la rédaction des politiques de rétention documentaire performante

Dominic Jaar
Conseiller juridique, Litige commercial, Bell Canada

Natalie Lecavalier
Avocat de projets, Le Cavalier Avocat d'entreprises inc.

Lors de cet atelier interactif, vous ferez l’exercice de rédaction pour mettre sur pied les règles de procédure de rétention de l’information. Ces politiques devront respecter les tendances et courants développés ailleurs, dont au Canada et aux États-Unis.Vous pourrez éprouver tout ce qui sera couvert lors de cette conférence, et surtout ce qu’il faut faire et éviter de faire. Les animateurs analyseront toutes les étapes à suivre et vous fourniront les pistes pratiques pour cet exercice, incluant :

Monter un plan d’affaires pour la haute administration
Identifier les joueurs faisant partie des équipes de rédaction et d’implantation
Repérer les documents à détruire pour minimiser les frais d’entreposage de documents et se conformer aux obligations déontologiques
Conserver les dossiers et les documents
Déterminer les paramètres de conservation
Suivre l’évolution des nouvelles technologies
Identifier d’avance les problèmes courants
Gérer l’impartition des dossiers à conserver et à détruire
Qu’est-ce que fonctionne pour les autres entreprises?
Quelles sont les pratiques que fonctionnent pour Bell Canada?
Quelles stratégies peuvent s’appliquer pour vous?
Où sont les autorités en la matière- Guide de ressources?

Pour vous inscire, cliquez ici ou composez le 1-877-246-4832.

Au plaisir de vous y croiser!