Depuis le 1er décembre 2006, date d'entrée en vigueur des nouvelles règles de procédures civiles fédérales américaines qui ont été amendées afin d'inclure des règles liées à la preuve électronique (e-discovery), nombre d'entreprises ont présentées des conférences, des rapports ("white papers") et des études sur celles-ci. Une de ces attitudes a attiré mon attention - merci à In re Disovery.
Enterprise Strategy Group reveal that traditional discovery processes involving corporate counsel and external attorneys is becoming increasingly complicated as attorneys need to rely on IT departments to search desktops, servers, backup tapes, e-mail applications and other data center systems. Findings from a recent white paper by the firm show that 91 percent of organizations with a workforce over 20,000 employees have been through an electronic discovery event involving e-mail in the past twelve months, and that regardless of revenue or number of employees, 46 percent have been through an electronic discovery event over the same time period.
Par contre, la partie qui m'a le plus interpellé est la suivante:
56 percent of the enterprises responding to a recent survey have found that retrieving data from offline media such as backup tape to be a significant challenge when producing electronic records. The survey also showed that 50 percent found that lack of effective software tools to search and retrieve information was a significant challenge.
Encore une fois, l'amant de la gestion de l'information en moi est fébrile! La entreprise commence à comprendre que, tout comme le papier, les documents électroniques doivent être gérés, classés, accessibles, etc. Les systèmes de gestion documentaire, dont peu d'entreprises sont munis, sont à la base d'une réduction des coûts de tout e-discovery mais surtout d'une hausse de l'efficacité et de la productivité des employés.
Une autre partie fort intéressante de l'étude constate que:
Additionally, the survey revealed that organizations misunderstand the role of electronic discovery in their organization.For example, many organizations believe that electronic discovery is only a requirement of the financial services industry, when in fact, the percentage of non-financial firms that have experienced an electronic data discovery request over the past twelve months include the following:
Telecom, 63 percent
Government, 62 percent
Energy, 50 percent
Health Care / Life Sciences, 42 percent
Manufacturing, 40 percent
Education, 38 percent
En fait cette dernière section m'interpelle particulièrement pour des raisons évidentes! Par contre, à mon avis, Enterprise Strategy Group a omis de sonder les entreprises que sont les cabinets d'avocats. À mon avis, ceux-ci seront LES PLUS TOUCHÉS, particulièrement à cause des nouvelles obligations de conseil qui leur sont imposées. Ces règles affecteront les avocats canadiens représentants des entreprises soumises à SOX ou qui font affaires aux USA. Pour les autres, il s'agit d'un coup de semonce qui leur donnera le temps d'en apprendre un peu plus à propos des TI avant l'entrée en vigueur de règles similaires au Canada.
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