Wines and Information Management (WIM): Sedona Canada endossé par le Projet Ontarien de réforme du système de justice civile

Le Ministère du Procureur Général ontarien vient de mettre en ligne le rapport sur le Projet réforme du système de justice civile préparé par l'honorable Coulter A. Osborne, Q.C.

D'emblée, je dois dire que je me félicites du caractère progressiste de cette initiative et de son résultat préliminaire. Je suis encouragé de voir la place réservée aux technologies et à la preuve électronique. En fait, je suis émus de lire certaines des recommandations dont, plus particulièrement, celles qui supportent le travail acharné et les heures non comptées de plusieurs bénévoles derrière les Principes de Sedona Canada. Pour mon plus grand plaisir, j'en cite ici les extraits afin de me contraindre, une fois de plus, à les lire:

En 2007, le juge Campbell a coordonné un comité national dans le but d'élaborer des lignes directrices relatives à la communication de documents électroniques à l'intention de tous les territoires de compétence canadiens en se fondant sur les lignes directrices nationales élaborées par The Sedona Conference aux États-Unis. On cherchait à établir des lignes directrices nationales pour le Canada parce que les recours collectifs et les litiges commerciaux touchent souvent plus d'un territoire de compétence et que les pratiques de communication de documents électroniques peuvent très bien influencer les pratiques commerciales des sociétés nationales (y compris les politiques de conservation des documents).
Une première ébauche des Principes de Sedona Canada a été rédigée. L'ébauche expose un ensemble de principes relatifs à la communication de documents électroniques, accompagnés de commentaires pratiques. Ces principes sont censés être, et je crois qu'ils le sont, compatibles avec les règles régissant les enquêtes préalables en vigueur dans tous les territoires de compétence canadiens. L'ébauche s'inspire fortement des lignes directrices du Groupe d'étude sur les enquêtes préalables relatives à la communication des documents électroniques. Parmi les exemples de pratiques et de principes importants recommandés dans les Principes de Sedona Canada figurent les suivants :
Les parties devraient s'assurer que les mesures prises durant le processus d'enquête préalable sont proportionnelles i) à la nature et à la portée du litige, ii) à la pertinence des renseignements disponibles conservés sous forme électronique iii) à l'importance de ces renseignements en ce qui a trait à la décision de la cour dans une affaire donnée et iv) aux coûts, au fardeau et au délai qui peuvent être imposés aux parties concernant l'utilisation de ces renseignements électroniques.
Les avocats et les parties devraient se rencontrer et discuter dès que possible et de façon régulière en ce qui concerne l'établissement, la conservation, la cueillette, l'examen et la production des renseignements sauvegardés sous forme électronique.
Les parties devraient être prêtes à divulguer tous les renseignements pertinents sauvegardés sous forme électronique qui sont raisonnablement accessibles sur les plans des coûts et du fardeau.
Dès que possible au cours du processus judiciaire, les parties devraient convenir du format dans lequel les renseignements électroniques seront produits.

Je ne suis pas enclin à recommander une série de règles visant à régir les questions de communication de documents électroniques. Le faire équivaudrait à imposer dans chaque cas des obligations en cette matière qui pourraient ne pas être nécessaires ou suffisamment souples pour répondre aux besoins de chacun. De plus, la culture du contentieux de l'Ontario n'est peut-être pas encore prête à accepter une telle réforme.
J'encouragerais plutôt une plus grande utilisation des lignes directrices relatives à la communication des documents électroniques et aux Principes de Sedona Canada. Ce document et les commentaires qui l'accompagnent peuvent être plus efficaces que des règles. Ils tiennent compte de la valeur de la proportionnalité, de la souplesse et de la collaboration entre les parties dans le contexte de la communication de documents électroniques. Ces thèmes sont au cœur de la présente révision. Ils offrent de l'aide aux avocats en ce qui concerne les questions qui devraient être prises en considération. L'essentiel est que les parties réfléchissent aux questions de communication de documents électroniques et adaptent les plans d'enquête préalable et les ententes relatives à celles-ci en vue de satisfaire aux besoins de la cause. Cette démarche vaut mieux que d'avoir des protocoles régis par des règles qui s'appliqueraient à toutes les causes, du moins pour l'instant.
Quelle que soit la façon d'aborder les questions de communication de documents électroniques, il est évident que les avocats et les juges ne peuvent plus fermer les yeux sur ce point, ce qui peut avoir des répercussions importantes sur le coût des litiges et leur règlement en temps opportun.
Je crois qu'il serait utile que l'utilisation des lignes directrices sur la communication des documents électroniques et des Principes de Sedona Canada soit encouragée au moyen d'une directive en matière de pratique. Cela permettrait de déclarer que la cour peut refuser d'autoriser une enquête préalable ou attribuer des dépens appropriés relativement à une requête d'enquête préalable si les parties n'ont pas pris en considération et, dans la mesure du possible, appliqué les lignes directrices et les Principes de Sedona Canada, surtout l'obligation de se rencontrer et de discuter de l'établissement, de la conservation, de la cueillette, de l'examen et de la production de renseignements sauvegardés sous forme électronique.
À long terme, le Comité des règles en matière civile pourrait réfléchir à des façons de mieux intégrer les concepts de communication des documents électroniques aux Règles de procédure civile. Selon moi, cela ne pourra arriver qu'une fois que la profession aura eu le temps de se familiariser avec les lignes directrices sur la communication des documents électroniques et les Principes de Sedona Canada.