Un petit nobrainer: Coke Diet et Mentos

Une explosion de saveurs!!

Going Paperless - Canadian Lawyer Magazine

Le "paperless-lawyer" que je suis a mis les yeux sur un article de Gerry Blackwell dans le Canadian Lawyer Magazine d'Octobre 2006 qui traite des cabinets qui troquent le papier pour le document électronique. Je ne peux que féliciter ceux qui le font mais j'ai noté, à la lecture de l'article, qu'aucun cabinet d'envergure n'a semble-t-il encore emboîté le pas. Serait-ce le début de la fin? Les cabinets sont-ils à ce point concentrés à facturer des heures que la hausse de la productivité les effrait? À tout le moins, pour moi, il s'agit d'un point de plus pour les boutiques qui ont compris comment réduire les coûts et rendre la justice plus accessible et efficace!

Les avantages de l'électronique sont impossibles à énumérer tant il y en a...

It means you're not touching paper, you're not scrambling around searching for it - because it's all online now and you can find it immediately. It doesn't really matter that the paper is also sitting outside [your office] in a filing cabinet.

-Peter Henderson

J'ajouterais que, à la rigueur, ce n'est pas important que vous n'ayez pas de copie paier!

Par contre, il faut être conscient des risques qui viennent avec la numérisation complète:

You can't do this without really reliable backup.

-Carole Curtis

AJOUT: Un excellent article avec plusieurs références sur CanadaLawBook.

PS J'ai une doléance à faire valoir quant à cet article: il n'est pas disponible en format électronique (alors qu'une bonne partie du magazine l'est!)...

Si un arbre tombe dans une foret virtuel, qui possède le bois?

Je ne suis pas un fan de Second Life comme mon collègue blogueur Michel Leblanc mais je dois admettre qu'un article sur Law.com a attiré mon attention... Une action a été intentée (Bragg v. Linden Research Inc., No. 06-08711 (Chester Co., Pa., Ct. C.P.) sur la base de ce jeu virtuel!!!

Il semble que la propriété d'un terrain virtuel soit à la base d'une action intentée par un résident de Pennsylvanie, Marc Bragg, contre Linden Lab et son président. M. Bragg allègue fraude, enrichissement injustifié et bris de contrat, le tout en contravention des lois californiennes. Suite à une dispute concernant un encan relatif à une propriété, Linden auarit en effet saisi la terre virtuel de Bragg ainsi que son copmte contenant 2,000$...

La question sera sans doute de déterminer si le contrat intervenue entre Bragg et Linden a préséance sur les lois étatiques...

Il y a fort à parier que ce sera un dossier où le E-discovery ne surprendra personne. J'espère que nous pourrons suivre le déroulement du procès en ligne et que le jugement sera moins virtuel et plus tangible que le litige lui-même!

Magog: L'écologie par ordinateur

Un article de Jean-François Gagnon intitulé "Magog: les feuilles laisseront place aux ordinateurs" paru le 2 octobre 2006 dans La Tribune fait état d'une initiative municipale que le "paperless lawyer" en moi ne peut qu'applaudir!

Il semble que les élus du conseil municipal de Magog ont décicé "de troquer les masses de documents imprimés qu’ils trimbalaient habituellement pour des ordinateurs portables."

Selon les chiffres de la Ville de Magog, ce sont près de 300 000 feuilles de papiers qui seront économisées à tous les ans grâce à l’emploi des ordinateurs de type tablettes PC.

Ceci représentera une économie annuelle d'environ 10 000 $ en papeterie. À cette économie, il faut ajouter la hausse de productivité, la réduction des frais d'archivage et de destruction, la réduction des coûts d'un éventuel procès impliquant de la preuve électronique mais aussi la rentabilité sociale et environnementale.

J'envois dès maintenant une missive à mes élus pour souligner l'initiative et les inviter à en faire autant. En effet, c'est avec les grandes agglomérations que l'impact de telles initiatives sera le plus important. Félicitations aux élus de Magog: Les grandes villes n'ont qu'à bien se tenir!

Départements juridiques vs les autres

J'ai été frappé par un excellent billet de Ross Kodner sur le blog collaboratif Ross Ipsa Loquitur. Le constat est dur mais sa précision et son exactitude sont chirurgicaux...

Comme il le mentionne à juste titre, les départements juridiques sont souvent vus comme des citoyens de seconde classe par les départements de TI corporatifs. En effet, selon ces derniers, les avocats n'ont besoin que de traitement de texte... En fait, ils ignorent simplement les besoins particuliers des avocats de contentieux mais surtout les obligations qu'ils ont.

Selon lui, les départements juridiques évoluent tranquillement et sont sur la bonne voie pour rejoindre les cabinets privés. Je dois admettre que cet optimisme de Ross m'attriste au plus haut point... les cabinets privés montréalais sont tellement "retard"!

Law firms outsource - Les firmes d'avocats deleguent au tiers-monde

Le New York Times a publié hier un article intitulé Law Firms Are Starting to Adopt Outsourcing. Le sujet n'est pas nouveau me direz-vous? En effet, plusieurs ont déjà traité de la chose. Un article était en effet paru dans Canadian Lawyer il y a quelques mois. Le site de Prims Legal regorge de billets très intéressants à propos de cette tendance. Ce qui me frappe c'est que celle-ci devient suffisamment importante, ou qu'elle a des répercussions visibles (coûts, emplois, publicité, etc.), pour que les médias généralistes s'y intéressent!

Pour ceux que l'expérience attire, voici une liste des services suggérés outremer à moindres coûts ainsi que les firmes qui les offrent.

NB Je ne fais aucune représentation quant à leur qualité, coûts, efficacité et sécurité... ;-p

La saine administration de la justice: qu'en est-il? - Honorable Andre Wery, j.c.a.c.s.

J'ai assisté aujourd'hui à l'excellente présentation du juge en chef adjoint André Wery qui avait lieu dans le cadre d'un diner-conférence de la section litige civil et assurance de l'ABC-Québec.

En débutant, le juge Wery a avisé les personnes présentes que sa conférence s'intitulerait plutôt "La justice civile du XXIe siècle" et comme si ce baptême en direct n'était pas suffisant pour que celles-ci s'accrochent à ses lèvres, ses premiers mots furent les suivants: "le système de justice civil québécois est désincarné"!

Cette mise en bouche faisait écho à un article d'Yves Boisvert dans La Presse du 6 octobre 2004 intitulé "Une justice désuete et inaccessible" qui dressait un bien triste portrait de notre système judiciaire. Cet article faisait suite au constat d'un comité du Barreau de Montréal qui concluait que "le système judiciaire civil québécois est «désuet et injuste», favorise «les bien nantis» et les plaideurs «de mauvaise foi» et «encourage les procédures inutiles."

Évidemment, les causes de cette déplorable constatations sont souvent liés au coûts et aux délais qui ne cessent d'augmenter alors que, paradoxalement, le prix et les délais de tout se réduisent dans notre société... En effet, l'industrialisation (et j'ajouterais l'exploitation des ressources naturelles et humaines du tiers-monde) permet une réduction substantielle du coût des biens et les moyens de communications, celle des délais (téléphone, courriel, transport par avion, etc.). Fait important aussi, ajoute le magistrat: le monde devient, au quodien, plus "userfriendly" contrairement au système juridique qui, lui, se complexifie...

Selon lui, un clin d'oeil de Raymond Devost représente bien à quel point les justiciables incluent les avocats dans les sources des problèmes susdits:
"Pourquoi les avocats courrent-ils vite? Parce que le temps, c'est de l'argent..."

Les juges remarquent à l'heure actuelle, et le juge Wery appuit cette remarque de chiffres, que les justiciables désertent le système judiciaire vu ses coûts et ses délais pour plutôt se regrouper afin d'exercer leurs droits en groupe en utilisant le véhicule procédural qu'est le recours collectif. Par ailleurs, la médiation et l'arbitrage sont de plus en plus populaire et même les juges qui prennent leur retraite se tournent vers cette pratique vu la demande croissante.

Par ailleurs, les émissions comme La Facture obtiennent des cotes d'écoute impressionnantes et voient le nombre de demandes des téléspectateurs se multiplier à un rythme effarant. Ceci démontre combien le justiciable tente d'obtenir une aide autre que celle de l'avocat afin de remédier à des situations qu'ils jugent injustes.

L'ensemble des problèmes soulevés dans le Rapport Ferland et les griefs des avocats quant au tristement célèbre délai de 180 jours et à l'entente sur le déroulement de l'instance sont des problèmes internationaux si on se fit au rapport Blair en Ontario, au rapport Mcdonald de 1994, Woolf de 1996. D'ailleurs, il semble que ce dernier en influence plus d'un et que la Commission européenne se lance maintenant à la poursuite de l'efficacité de la justice... À suivre!

Au Québec, le juge voit dans l'article 4.2 C.p.c. relatif à la proportionnalité et dans les pouvoirs inhérents des tribunaux, la possibilité qu'ont les tribunaux anglais de limiter les moyens de preuve. (Je suivrai la jurisprudence à ce sujet de près: mon fil rss est déjà créé pour cette recherche)

Le juge Wery nous annonce aussi que nos futures vacations en 2.07 s'apparenteront bientôt moins à du "rubber stamping" qu'auparavant et ce, afin de rentabiliser les juges qui y dévouent de précieuses heures.

Il informe aussi l'assistance que les conférences de règlement à l'amiable sont un succès puisque, parmi les 800 qui ont eu lieu l'an dernier, 75% ont été réglées. Sans pour autant remettre en question la réussite du programme, je ne peut faire autrement que me demander s'il ne s'agit là que de chiffres ou si, réellement, dans la majorité de ces cas, les justiciables en ressortent avec une impression positive de la justice.

Quand vient le moment de gérer le temps de court à allouer à un justiciable, le juge Wery cite avec approbation le juge ontarien Farley qui retorqua un jour à un avocat militant quant au droit de son client d'avoir son "day in court" que celui-ci pouvait effectivement avoir son "day in court but not someone esle's"!

Quant aux délais nécessaires afin qu'une cause soient entendues, ils crée un paradoxe certain puisque notre système contradictoire est basé sur la mémoire ... Pire encore, comme l'écrivait Marie-France Malboeuf dans La Presse du 29 septembre 2005, "les procès rendent malade" et ce, entre autres, à cause qu'ils ne finissent plus de finir!

Selon le juge Wery, l'institution ayant été réformée, il est maintenant venu le temps de faire évoluer les mentalités. Il est donc fait une obligation aux avocats, comme officiers de justice (Article 2, Loi sur le Barreau(http://www.canlii.org/qc/legis/loi/b-1/20060926/tout.html)), de modifier et de faire évoluer leurs habitudes et leur méthodologie afin que la justice renaisse de ses cendres. À titre d'exemples et de pistes, il cite les admissions faites dans le cadre de la déclaration de dossier complet (274,1 C.p.c) qui devraient être traitées avec plus de sérieux et par concertation entre avocats, afin que la mise au rôle soit un exercice conjoint. Il nous invite aussi à limiter le nombre d'autorités soumises au nombre vraiment lu... Il attire aussi l'attention des avocats souffrant de logorrhée (http://fr.wikipedia.org/wiki/Logorrh%C3%A9e) qu'ils auraient intérêts à relire l'article 111 C.p.c. Par ailleurs, comme il l'admet, ce vice de la parole semble s'être emparé des juges si on se fie à la longueur de leurs jugements qui, depuis 1994, sont passés de 8 à 14 pages... en cour supérieure! Par déférence, nous passerons sous silence ceux de la cour d'appel mais surtout ceux de la cour Suprême...

En conclusion, il partage avec l'auditoire la règle des 3 Cs qui permettront de redorer l'image de la justice: Concision, concentration et consultation. C noté!!

Techbooks Acquires Whitmont Legal Technologies, Inc.

Techbooks Inc., an integrated content transformation solutions, has signed an agreement to acquire Whitmont Legal Technologies, Inc., one of the leading litigation support and eDiscovery services company. This purchase places Techbooks squarely in the rapidly growing market for electronic data discovery (EDD) services driven by the move toward outsourced legal services. The EDD market alone is estimated to be growing at a compounded annual rate of 50% and is expected to reach $2.9B in 2007, according to the 2005 Socha-Gelbmann Electronic Discovery Survey.

De quoi en faire baver plusieurs... ;-)

Acrobat 8 Legal eSeminar on 10/24

Mark Middleton and Rick Borstein, from the blog Acrobat for Legal Professionals, will be presenting Acrobat 8 in a free, hour long presentation on 10/24. Just log-in from your office to view this event which we will be presenting live.

Date: Tuesday, October 24, 2006
Time: 1-2PM EST | Noon to 1PM CST | 11AM to Noon MST | 10AM to 11AM PST
Register: Click Here

Topics to be Covered

Bates Numbering
Examine Document (metadata removal)
Redaction
Shared Review
Email Archiving
PDF Packages such as Real Estate Deal Books
Auto-form field recognition
Reader-enabled form save
Distribute and Collect Form Data

I've registered!

View from the Bench on Emerging Judicial Considerations

An impressive judicial panel involving the Honorable Mr. Justice Colin L. Campbell, the Honorable Mr. Justice J. Edward Scanlan, Master Calum U.C. Macleod and moderated by Anthony Lin in replacement of Yasmin Visran at Industrial Alliance Insurance Inc.

It seems the Honorable Mr. Justice S.J. LoVecchio was not able to make it to the conference. It is sad since I had already heard him at another conference and found him generous with all the information he gave as well as the good interaction he had with the participants.

The Honorable Mr. Justice Colin L. Campbell

When the Ontario discovery task force was created, EDD was not even on the radar screen. The first draft created a big reaction in the judiciary. Lawyers and judges saw problems rather than solutions. For example, it stated that oral discovery should no be more than one day. Last year, the task force decided to pull out the document from consultation.

Zubulake forced the creation of a sub-committee on edd. The new federal rules in the US were being discussed. They will be enacted on December 1st.

Posting of the guidelines and precious information on EDD on the OBA website.

They realised they can't do that in isolation and saw the need to brench out. They join the international Sedona conference.

Discussion in US states courts because the rules come down from the Federal judiciary and then, the sates individually adopt them. Rule 26f) created an alarm because they are interfering with substantive law (clawback agreement, etc.).

Following the EDD guidelinespublication they felt the need to flesh up the guidelines. A group is taking a look at creating templates, etc. Aim to have the work product on the OBA website so that people can access them.

They are looking at the issues of electronic evidence to create national practices in order to improve the commonality in the courts approach (terminology, templates, etc.).

It is and will remain an ongoing process.

The Honorable Mr. Justice J. Edward Scanlan

Lawyers don't recognise the issues and don't treat the edd in a careful way. The best example is Zubulake, a case that could happen to any, but a few, lawyer in Canada.

The more courts, lawyers and litigants recognise the problems, the more they will buy-in.

Zubulake brough up the issue of cost-shifting and created a comprehensive analysis.

Judges, lawyers and litigants don't recognise the issues:
In the Spielo case, the issue of privilege communication has not been raised!!
Supreme court Celanese case: things were not done properly re privilege
The Supreme is keeping the privilege a secret gallery

Litigation hold
Immediatly advise client re litigation freeze
When do you advise the other party: how involved do you want to be?
Do you have to involve the court (Anton Piler)?

The Honorable Mr. Justice Colin L. Campbell
Orders are intrusive and he often refuses the order that are no properly lined up
Who is the supervisor (gate keeper)

The Honorable Mr. Justice J. Edward Scanlan
Personal information on the desktop

Guidelines vs Substantive law: do they conflict?

?Servier case (US)?: order stated that information could not be used in other cases but canadian judge used the info.

Sreach terms and technology help reduce the costs
Clawback when released privileged information
Substantive law does not provide for such disclosure.
Does it mean the info cannnot be used in a criminal case or in another province

?Oppss (US)?: clawback agreement do not protect as you would think

Master Calum U.C. Macleod
Once the info is out, it is impossible to limit its dessimination

Magnitude of the problems is acute
The technologies have outstripped the possibility to understand it and create protocols
We need to develop protocols

The mere fact that technologies permit us to access certain info does not mean that court should order it

Most databases are not document
If you seize the harddrive rather than the limited info, it is like taking the photocopy machine and blank pages.

The Honorable Mr. Justice J. Edward Scanlan
The world has changed: the way we do business in nanoseconds
We have to be attuned internationally
Terminology needs to be consistent throughout the world

With electronic information, there are few people who know what info is where
Coleman and Morgan stanley: failed to identify backup tapes
At what stage you are confortable for certification?

The Honorable Mr. Justice Colin L. Campbell
Commercial list
Start by way of applications under the rules
Cross-examination cases: request for disclosure of info that would be subject to the Ontario deemed undertaking (litigation privilege) rule

You will be judged on the reasonableness of your efforts and protocols
US: Meeting and confer, early and often
The format of the produced documents
we use to pay students to screen documents in a small dark room: now the volume makes it impossible
We have tools (electronic searches, etc.): cost-benefit analysis
Importance of the issue, the money involved will modify the reasonableness of the initiatives

Continual meet and confer to get justice and not perfection

Resistence from the bench because there was already problems with case management

It was interesting to see canadian judges admit they are influenced by US edd caselaw.

Dominic Jaar: Understanding and managing E-docs and records

Obviously, I will not comment my own presentation but will instead let you make your own opinion and, perhaps, comment on this blog... Here is my PPT presentation (imported into ZohoShow). Unfortunately, there is some information (and obviously nice and cheesy transition) missing... I'll investigate later on: enjoy!

Until I can embed it correctly, you can go to my public presentation.



You will see that there is corruption in the document. I complained about it and received the following answer:

Yes, I can see that the presentation you imported hasn't come out well. Zoho Show currently has some limitations in importing heavily formatted (having multiple images embedded in a slide along with some text) & animated presentations. We are working on improving the import quality. I'll inform you when the update addressing this issue happens. Kindly bear with us till then.

John M. Hodgens, Jr: Effective E-mail Management

Mr Hodgens is AVP & Senior Counsel at Global Compliance. He started by praying Peg Duncans' Practicepro webpage, which I have to say is excellent and that I should have added to my presentation: Peg, I will in the future!!
He also referred to an ABA publication by David Axelrod, the wellknown Zubulake cases and Craigball's articles that he qualified as the "Computer Forensic and EDD for Dummies" and I agree!!

And here are the highlights:

Recognize the need to treat E-mail (and other electronic records) like any other business record.

Employees need tools/rules to decide what is/is not business record:
1. Personal E-mail (Pick up a loaf of bread.)
2. Transitory E-Mail (Are you available for a meeting?)
3. Corporate E-Mail (The sale has been completed.)

Draft, Implement, and Enforce E-Mail Management Policy: I would say that I rather have it as a subset of the DM policy.

Consider Impact of E-Mail Policy on Other Policies:
- Code of Business Conduct
- Information Security Policy
- Records Management Policy (business record maintenance)
- Etc.

Partner with affected areas when it comes to drafting e-mail management policy: Time Well Worth It on Buy-In!!

Enhancing Internal Awareness:
Employee Education Campaign
(1) where the policies are located;
(2) what the policies mean; and
(3) how to implement the policies.
Tone from Top: Lead By Example
Keeping It As Simple As Possible: Simple Rules; Simple to Locate; Simple to Apply
Treating E-Mail AS IF IT IS ON COMPANY LETTERHEAD AND WILL APPEAR ON THE FRONT PAGE OF THE NEWSPAPER
Regular Reminders
Certifications of Compliance

‘Smoking Gun’ E-Mails:
Evidentiary Value:
- real-time “conversations” between participants;

“E-mail contains the precise words used by the author. Because of that, it is a particularly powerful form of proof at trial when offered as an admission of a party opponent.” - Zubulake

“conversations” are full of codes, shorthand, and abbreviations that need to be deciphered like any other business record;
back-and-forth may disclose rationale behind decisions, internal disputes/relationships/actual chain-of-command, as opposed to the organizational chart, all of which can be exploited;
may disclose the ‘true’ decision-makers;
timeline is indispensable to context: figuring out what happened and when

If relevant and not privileged, the content of an e-mail will likely make its way to a fact-finder:

Simple Rule: If ‘smoking gun’ e-mail is within scope of discovery request, produce it

Range of risks
Civil Liability
Adverse Inference Instructions
Exclusion of Evidence
Adverse Judgment
Costs of Retrieval
Inability to: establish authenticity/defend/prosecute
Adverse Impact on Reputation

Summary: "No substitute for Education/Reminders to Employees"

William Platt: E-Discovery & Cost Containment

William Platt is a partner at Platinum Legal, a consultant firm that was formed in July 2002 with the merger of litigation support service providers Platinum Legal Inc. and ISAD, a division of Tardif, Murray & Associates Inc. They have offices in Vancouver, Calgary, Toronto, Ottawa, Montreal and Halifax and specialize in maximizing the use of litigation technology, i.e.
- Document Scanning and Coding
- eDiscovery
- Litigation Technical Support
- Litigation Consulting Services
- Summation Software Sales
- Summation Training
- eClosingBook

According to William Platt:
E-Discovery is like fishing...
Not everyone is good at it
There is ‘stuff’ to catch…
But do you need a guide?

Understand your environment : plan ahead!!

E-Document Management Strategies- Ease of access and review of potentially relevant information
- Consider the way information is stored (I would add created)

In-house or Outsource?
Resource Requirements
Complexity of EDD processing
Time requirements
Volume of data

How is cost determined?
Hourly basis
- Customization
- strategy
- culling
Quantity of data (e.g. gigabytes)
- Volume
- Level of service (ie. verification)
Type of data
- Native file extraction
- Emails (mail stores)
- Per document
- Per page: If converting to image format

Who should pay?
Practice rules and caselaw: unclear
Ontario EDD Guidelines:
- party producing documents bear costs of E-Discovery pending final disposition except that, in special circumstances if parties agree or seek a court order to deal with allocation of costs.

Is it reasonable to expect that legal team will review every electronic file?
Review does not necessarily mean file by file, word by word manual review
Technology allows for search, retrieval, and storage of electronic documents
Establish methodology, search techniques, audit trail

Here is the most interesting question that was asked: "is every case an eDiscovery case?" I think yes (unless you deal with facts that date from the last century) but not for vendors for obvious volume/costs reasons.

Define the Scope
Person – stakeholders
How many custodians?
Their exposure within the matter
Timeframe, key player, role
Current or past employee/contractors
Intellectual, accessibility
Place – location
Technology infrastructure mapping
How is everything related/connected
Geographic issues
Travel, language, time zones
Accessibility
Legacy, available data, benchmarking changes
Thing - technology
Identify - key word / concept searching
Preserve - backups, acquisition
Collect - retrieval method(s)
Process – dedupping
Review - tier approach (native, image)
Produce – electronic vs. paper

Can you develop realistic estimates?
Never exact
Need samples/exposure to data
Clearly defined scope of work
Strategic approach from start to finish
Plan for the best and worst case scenario

My conclusion: EDD is always costly unless you have a good DMS, an applied DRP, an effective litigation hold process and a brillant EDD team (vendor)!

Gene Stavrou: Working with IT departments for litigation holds

Gene Stavrou is the associate director of records management at Kraft Foods Canada Inc.


Process Improvement
Automating is not the first step
Rethink about the process
- What are we trying to achieve

Who are the stakeholders
- Auditors
- Consumers
- Contractors
- Etc.

Process "Actors": Who is
- hands-on participant
- to know what is going on

Goals
Acknowlegement of recepetion and tracking
Reminders and reacknoledge quarterly
Distribution list control
Lift implemented effectively

Actors
Owner: attorney
Covered recipient: employee or contractor
Law department
Reporting recipient

Process walkthrough
Automated process
Intranet with different litigation holds accessible to anyone
- Active
- Inactive (I asked how long they would keep the litigation hold information, especially if it was started because of an imminent lawsuit that was never filed but was filed after the litigation hold was lifted... esoteric, I know!)
Legal hold template

E-mail triggered by owner
E-mail contains link to intranet
Acknowledgement button on the intranet page detailing the litigation hold
Recipients management: Recipient and date

Project? Or is it?
Temporary
Particular and precise aim

Working on a Compliance Dashboard

Retention: Working on an intranet
Rules available and searchable on the intranet to define which ones apply to you/your group


Don't rely 100% on the software. You have to make sure that you are informed if an employee leaves or changes job.

In 2 words: Look at litigation hold as a process, not a system

I have to say it is an impressive automated system that Kraft Canada built and be sure I'll pay them a visit sooner or later and, maybe, exchange ideas (and homemade software like this one)... ;-)

I remember attending a previous conference where an in-house lawyer from Kraft (if I am not mistaken) explained how Davies let their IT personal build Kraft legal department DMS. A 2-ways benefits scheme to tie the links between the outside and inhouse counsels and a huge cost-saving for the corporation!

Kelly Friedman: Electronic Retention Policy

Kelly, a partner at Ogilvy, discussed about "How to develop and implement an Electronic Document Retention Policy (DRP) that works for your company".

Here are the most interesting questions and answers given:

Why not retain everything:-storage
-retrieval
-context
-security
-litigation risks
-costs
-costs
-costs!!!

Goals of DRP:
Captures business valuable information
Organize records
Protects records form alteration/disposition
Allows for LEGAL disposition of useless information
Allows its interruption for litigation hold purposes
Provides cost-effective access to relevant records

Standards (see my presentation)

Retention periods:
Legislation/regulation
Limitations Act
Industry practices
Risk tolerance

E-mail retention: Striking the Balance
Preserve valuable e-mails/Purge e-mails
Integrate in DRP
Archive to a single location until considered for inclusion in the R/DMS
Categorize e-mails using criteria that verify their value and retention period

I think the archiving solution refer to the use of the inbox or (not a good idea) a .pst that would later be reviewed to include in the DMS or purge. Someone asked if there is a information manager who is going to go through all those e-mails
I think it is a personal obligation and, as answered by Kelly, it is all about teaching people and having understandable policies (DRP, DMP, etc.)

As for the categorizing, I am still working on having the process automatised as much as possible by having the system analyse the content of the e-mail to save it to the right matter with the important metadata and offer the possibility to the custodian to either accept, modify or reject the saving.

Litigation hold:
Integral part of and override DRP
Duty to preserve - when knowledge of pending or imminent investigation/litigation
Halt routine that may destroy or taint potentially relevant data
Think about hard drives and PDAs

I would add to that last one, assistants and home offices, memory sticks, iPods, web 2.0 applications blogs, rss, forums, etc.), you get the point: everything!!

Internal litigation hold memo
- to whom
- content
- explain need for evidence preservation
- tell them where to look for (examples)
- ask for other key players
- Visit IT department (remove backup tapes to legal)
I would say this is an excellent idea for a small business or a business that is rarelly being sued. Otherwise, with edd evolving (and multiplying), legal department will become backups archiving farms...
- Visit key players (custodians and assistants)
- ONCE IS NOT ENOUGH
- Monitor compliance

Training Top Ten:
Annual training with senior management participation
Emphasize its mandatory nature
Give examples to illustrate dangers of e-mails (Diebold, Microsoft, Morgan Stanley, etc.), IM, etc.
- Demonstrate appropriate vs inappropriate
Adress ownership and privacy issues
Explain individual roles in retention and deletion (I would stress this one and link it to sanctions)
Consistently apply discipline for non-compliance
Distribute hard copies of policy

People who know me, know I won't do that. However, I know, unfortunately, we still have to and must do it in a corporation.

Audits
No retention is ever complete (!!!)
Review to ensure:
- relevancy
- meets industry standards
- new legislation
- authenticity
- integrity
Sample audits

Conclusion:
3 Es of record management
- Establish policy
- Educate employees
- Enforce policy
4 Cs of E-discovery
- Coordination
- Communication
- Compliance
- Costs
Improve
- Limit the creation of e-data
- Audit and improve DRP and litigation hold strategy

Very interesting presentation. It was the third time I was hearing her and I enjoyed it as much as the previous time. She also prepared an interesting ppt on bad uses of e-mails that has been distributed at Bell: a must see!!

Document retention and E-discovery: best practices for Canadian Corporations

Today, I am posting live from Marcus Evans' "Document Retention and E-discovery: Best Practices for Canadian Corporations" conference that takes place at the Pantages Hotel & Spa (btw, nice and relaxing place) in Toronto. The conference is chaired by Kelly Friedman, a commercial litigation partner at Ogilvy Renault, who specializes in E-discovery.

I would say that 66% of the people attending are in-house lawyers. I have to admit that I am a bit surprised that there are only 5 private practice lawyers (for all those potential clients). This makes me realize that, not only are lawyers bad at online marketing, they are possibly even worst at finding the right place to be for PR. This conference is the perfect spot to learn what are Canada Inc's legal departments interests...

Oh! I forget! There are 6 IT people and I hope they won't ask me to many questions... These people scare me as much as a 30 pages litigation hold letter! ;-)

Nouvelles règles de la Cour suprême du Canada

La Cour suprême du Canada nous gracie de ses nouvelles règles qui sont entrées en vigueur vendredi dernier, le 13 octobre 2006. Pour les plaideurs aguérris, une bonne lecture sera nécessaire et pour les autres, la grande majorité, le sommaire des principales modifications suffira.

Changements intéressants pour les technophiles:

Les avis avec coordonnées peuvent désormais inclure l'adresse électronique des parties et des procureurs. (17(1) et 23b))

Les motifs de jugement des tribunaux inférieurs présentés sous forme d’imprimés tirés d’une base de données électronique seront acceptés. (25(1)e)(i), f)(vii))

De nouvelles dispositions exigent le dépôt d’une version électronique des mémoires, préparée conformément aux lignes directrices établies par le registraire. (35(1)c)(iv), 36(2)c)(iii), 37b)(iii), 46(7)b)(iii), 46(8)b)(iii), 46(9)b(iii))

Les recueils de sources ne contiennent que les extraits pertinents des motifs disponibles sous forme électronique. (42(2)g), 44(2)b)), 44(3), 44(4)a), 44(4)b),

Merci à Library Boy pour cette annonce: plus efficace qu'un fil RSS pour les développements à la cour Suprême!

Inauguration du Laboratoire LexUM

Un petit pit stop à l'inauguration du Laboratoire LexUM m'a permis de croiser Daniel Poulin et Vincent Gautrais (finalement) mais surtout de partager avec tous les amis du LexUM, dont les bibliothécaires et recherchistes de BLG et McT, le plaisir de voir comment évolue ce projet merveilleux qui régale tant de juristes! Longue vie!

Afin de permettre à ceux qui n'ont pu y être de participer à la fête, voici les questions du GRAND concours LexUM auxquelles nous devions répondre:

1) Combien le LexUM maintient-il de sites?
2) Combien y a-t-il de jugements sur le CanLII?
3) Combien y a-t-il d'employés au LexUM?

Les réponses dans un billet suivant!!

Google docs vs Zoho suite

Google unifie Writely et Spreadsheet dans une mini-suite intitulée Google docs. De façon contemporaine Zoho offre désormais le "single sign-on" (accès unique) pour sa suite complète: Zoho writer, Zoho sheet, etc. Que ce passe-t-il dans le Web 2.0? Comment survivra l'idée de démocratisation par le Web alors que Google acquiert Youtube et Yahoo, Flickr?!

Visioconference: Quebec vs USA

J'ai été frappé de lire à quelques jours d'interval les articles publiés de l'autre côté de la frontière chez les américains et de ce côté-ci, au Québec, relatifs à l'utilisation de la visionconférence dans le cadre d'auditions. Je vous invite à consulter l'article intitulé It's Prime Time for Videoconferencing in Court paru aujourd'hui sur Law.com et à le comparer à celui paru dans le journal du Barreau (page 13) intitulé La visioconférence... avec modération. Vous noterez que les questions et problèmes existants avec ce medium sont partagés et n'ont pas de frontière!

Comme ces articles traitent principalement de l'usage classique de la visioconférence, ie la vidéoconference, je bonifierais en ajoutant que j'ai tenté dernièrement un interrogatoire par webconférence et que l'expérience n'a pas été concluante. En effet, bien que l'aspect communication orale se déroule à merveille, l'optique webéo est désastreux vu le déclage important entre la réaction physique de l'interrogé et ses propos... Par exemple, j'ai d'abord fait une plaisanterie qui a été suivie par une question plutôt indisposante et la réaction simultanée visualisée sur mon ordinateur était un sourire à ma précédente plaisanterie...

Bien que j'aspire à une utilisation plus grande de ces technologies afin de réduire les coûts et les délais, deux thèmes qui semblent être liés à l'accessibilité à la justice, je dois admettre que la technologie n'est pas encore à la hauteur de la justice, dans ce domaine au moins.

Managing the document flow

I was glad to see the title of the Tech Support article in the September issue of Canadian Lawyer Magazine: Managing the knowledge flow. It is an interesting overview of Joshua Fireman and Eugene Cipparone experiences with "knowledge management" written by Gerry Blackwell. I quote the expression because, as it is often the case, KM is reduced to document management which is only a part, albeit an important one, of knowledge management.

It is true that most law firms' knowledge is found in documents. However, it cuts short from discussing the broader benefits of a full-scale knowledge management process. That being said, in implementing a knowledge management system, as Fireman says:

Doing the first thing right may be the single most important determinant of ongoing success.

And the first thing often is the deployment of a document management system.

However, as defined by Wikipedia, knowledge management "refers to a range of practices used by organizations to identify, create, represent, and distribute knowledge for reuse and learning across the organization." It goes over and beyond documents.

In fact, it deals with an organisation intellectual capital. It aims at "objectivizing" subjective knowledge, be it tacit or explicit. Therefore, within a law firm or a corporate legal department, the following systems should be part of a KMS (knowledge management system):

1) Document management system (DMS)
2) Records/Case management system (CMS)
3) Human Capital Management (HCM): contacts, curriculum vitae, etc.

By the way, for those of you who are interested to learn more about the different parts of knowledge management and the impacts of electronic documents on litigation, I invite you to attend Marcus Evans' Document retention and E-discovery conference in Toronto on October 19th and 20th, where I will be speaking about Understanding and Managing Electronic Documents: practical lessons from Bell Canada. The following excellent speakers and specialists will be present to quench your thirst for making the right choices for E-Discovery, Document Management and Computer Forensics:

Honourable Mr. Justice Colin L. Campbell, Justice, ONTARIO SUPERIOR COURT OF JUSTICE.

Honourable Mr. Justice S. J. LoVecchio, Justice, COURT OF QUEEN'S BENCH.

Master U.C. Macleod, Administrative Master, SUPERIOR COURT OF JUSTICE.

Honourable Mr. Justice J. Edward Scanlan, Justice, TRURO JUSTICE CENTRE, NOVA SCOTIA.

Peg Duncan, Director, Business Opportunities and Emerging Technologies Information Management Branch, DEPARTMENT OF JUSTICE CANADA.

Kelly Friedman, Partner, OGILVY RENAULT LLP.

If you cannot attend, remember that, in two words, the goal of a KMS is to get the right information to the right people at the right time.

Quand nous élirons nos juges

Un billet fort intéressant de Rob Hyndman m'a rappelé la raison pour laquelle nous préférions ne pas élire nos juges... Voici la petite histoire tirée du NY Times qu'il cite pour vous en convaincre:

In the fall of 2004, Terrence O’Donnell, an affable judge with the placid good looks of a small-market news anchor, was running hard to keep his seat on the Ohio Supreme Court. He was also considering two important class-action lawsuits that had been argued many months before. In the weeks before the election, Justice O’Donnell’s campaign accepted thousands of dollars from the political action committees of three companies that were defendants in the suits. Two of the cases dealt with defective cars, and one involved a toxic substance. Weeks after winning his race, Justice O’Donnell joined majorities that handed the three companies significant victories.
Justice O’Donnell’s conduct was unexceptional. In one of the cases, every justice in the 4-to-3 majority had taken money from affiliates of the companies. None of the
dissenters had done so, but they had accepted contributions from lawyers for the
plaintiffs.

Inspirant! Ne serait-il pas intéressant que tous les juges aient un cellulaire ou, mieux, un Blackberry commandité... ;-)

technic@l.IT: Internet Explorer actualisé - un truc rafraichîssant!

Fréquemment, des pages web me résiste et je dois me battre avec Internet Explorer (IE) afin de faire apparaître la page sans erreur. Comme tout bobo a son remède, voici un petit truc pour vraiment "rafraîchir" votre navigateur:

CRTL-F5 ou maintenir CRTL enfoncé en cliquant "actualiser" (Refresh)

En fait, lorsque vous appuyez sur le bouton "actualiser", IE n'interroge pas le site de nouveau. Il ne charge que la copie cachée qu'il a préalablement déposée sur votre disque dur ou sur le server proxy de votre entreprise. Ainsi, quand cette copie est corrompue, il la recharge sans cesse. Bien sûr, vous pourriez choisir de nettoyer votre "cache" en sélectionnant outils, options internet, supprimer les fichiers, supprimer tout le contenu hors connexion, ok, ok... Par contre, paresseux comme je suis, je préfère CRTL-F5.